| Entre los
operadores de espacios flexibles encontramos tres grandes tipologías:
centros de negocios, coworkings y el modelo híbrido o full service.
WeWork, Spaces, TOG o Impact Hub, por ejemplo, pertenecen a este último,
en el que existe una proporción similar de despachos privados y
espacios de coworking. Por su parte, operadores como Regus, Lexington o
Negocenter conforman los considerados business centres; mientras entre
los principales coworkings encontramos a Aticco, Monday, Onecowork o Cinkemprende.
¿QUÉ
ES EL ESPACIO FLEXIBLE DE OFICINAS?
a. Espacio
operado por operadores de oficinas
El espacio
flexible se define ampliamente como todo el espacio operado por operadores
de oficinas flexibles de terceros, incluidas las oficinas con servicios
tradicionales y el espacio de coworking.
El espacio
flexible puede ser de planta abierta, pero también puede incluir
pequeñas oficinas cerradas, o incluso pisos y edificios completos.
Puede ser administrado por operadores especializados, propietarios individuales
o asociaciones entre los dos.
b. Oficinas
con servicios
Las oficinas
con servicios, a veces denominadas centros de negocios ejecutivas, a menudo
se encuentran en los centros financieros de las principales ciudades de
todo el mundo. Este tipo de espacio es generalmente más formal en
términos de diseño y decoración, y permite términos
de alquiler más flexibles que los espacios de oficina alquilados
convencionales.
Los proveedores
de servicios de oficina a menudo permiten que los inquilinos compartan
servicios de recepción, impresoras y otra tecnología de oficina,
y otros recursos, reduciendo costes y brindando acceso a equipos que de
otra manera serían inaccesibles.
Las oficinas
con servicios son adecuadas para la ocupación inmediata con espacio
totalmente amueblado. A diferencia del espacio arrendado tradicional, una
oficina con servicio puede acomodar una variedad de tamaños de lugares
de trabajo y es más flexible para las empresas que buscan establecer
rápidamente y negociar compromisos a corto plazo.
c. Espacio
de trabajo conjunto
El trabajo
conjunto enfatiza la creación de un espacio de oficina que respalde
la colaboración, la apertura, el intercambio de conocimientos, la
innovación y la experiencia del usuario.
Los plazos
de arrendamiento son flexibles y ofrecen a las empresas la opción
de escalar rápidamente su espacio de trabajo hacia arriba o hacia
abajo.
Muchas empresas
buscan espacios de trabajo conjunto para reducir sus costes inmobiliarios
y satisfacer las diversas necesidades de sus empleados. Al igual que las
oficinas con servicios, los espacios de coworking brindan a las empresas
acceso a recursos compartidos como Wi-Fi, equipos de oficina y una variedad
de espacios de trabajo, todos con acuerdos de contratación flexibles.
¿POR
QUÉ LAS GRANDES EMPRESAS ESTÁN ALQUILANDO OFICINAS FLEXIBLES?
a. Se han centrado
en una verdadera digitalización de su empresa y un movimiento hacia
la oficina flexible.
Gracias a la
digitalización y a la flexibilidad de los espacios compartidos vamos
a ser capaces de replantear los modelos tradicionales de organización
a favor de estructuras abiertas, eficientes y rentables.
De hecho, la
tendencia de la oficina flexible se extiende especialmente en las grandes
empresas: todas se han centrado en una verdadera digitalización
de su empresa y un movimiento hacia la oficina flexible. El concepto está
en todas las mentes de los grandes líderes, la oficina flexible
definitivamente tiene un futuro brillante por delante.
Pero para estos
grandes grupos, la transición no se hizo en un día. Pasar
a la oficina flexible implica:
-
Repensar el espacio
de trabajo
-
Adaptar el medio
y digitalizar el trabajo de los colaboradores para facilitar la movilidad.
-
Mostrar herramientas
eficientes
-
Repensar la gestión
y los recursos humanos
Por ejemplo, un
banco francés, Société Générale, ha
creado The Dunes, un espacio de 126,000 m² donde 9,000 empleados tienen
herramientas y servicios digitales. Construido conjuntamente con los empleados,
The Dunes ofrece una amplia variedad de espacios de trabajo complementados
con una amplia oferta de servicios: restaurante, gimnasio, sala de juegos
... Todos eligen su espacio de acuerdo con sus necesidades.
b. Optimizar
el espacio de oficinas.
Las oficinas
compartidas son a menudo una forma de optimizar el espacio de oficina no
utilizado.
El Flex office
es una solución económica: elimina los elementos no utilizados
para su reutilización mediante la diversificación de los
entornos de trabajo y proporciona servicios útiles para los empleados.
VENTAJAS
E INCONVENIENTES DE LAS OFICINAS FLEXIBLES.
a. Inconvenientes
de las oficinas flexibles.
En una visión
general de las empresas donde el territorio es importante, donde la posición
e incluso el tamaño de la oficina es a menudo una señal de
poder, "no ser propietario de un espacio" puede ser complicado.
El cambio a
la oficina flexible ha impuesto reglas que pueden parecer rígidas:
está prohibido beber o comer en la zona de trabajo, ir a una reunión
sin llevarse sus asuntos y las mesas deben ser liberadas si no se vuelve
antes de 15 minutos.
Una desaparición
de la territorialidad que puede, en términos más generales,
influir en el sentimiento de pertenencia a un equipo.
En Accenture,
el precursor de las oficinas compartidas en 1995, la oficina flexible ha
tardado en encontrar su significado y demostrar su valía. Al principio,
la compañía había instalado un gran espacio abierto
en el que era necesario reservar su oficina por la mañana. Un fracaso,
las oficinas estaban desiertas. Desde entonces, se han identificado todas
las situaciones posibles de trabajo, 200 en total, y se han creado quince
entornos de trabajo para responder a ellas.
Empujar al
empleado a cambiar de lugar todos los días puede ser ambicioso y
crear aislamiento para sus colaboradores. Lejos de la colaboración,
la oficina flexible también puede limitar los intercambios. La fatiga
y la falta de concentración pueden ser los efectos perversos de
las oficinas compartidas.
Una nueva distribución
en la oficina flexible puede convertirse rápidamente en un problema
para los gerentes que desean reunir empleados involucrados en un proyecto.
Colaborar y reunirse requiere más organización en un espacio
flexible. Para contrarrestar esta dificultad, se ha confiado en una multitud
de espacios de colaboración que proporcionan más fluidez
y refuerzan los intercambios.
La oficina
flexible puede ser catastrófica si no está bien controlada:
tenga cuidado de
b. Ventajas
de las oficinas flexibles.
No es factible
para la mayoría de las empresas arrendar diferentes tipos de espacio
de oficina que se especializan en una o dos funciones. Este es uno de los
principales beneficios del espacio flexible, ya que brinda a las empresas
más eficiencia al proporcionar un espacio único que es útil
para una variedad de propósitos.
La flexibilidad
también es beneficiosa para las empresas en crecimiento, ya que
el espacio flexible está diseñado para ser ajustable y mantener
bajos los costes de conversión para extender la utilidad del espacio.
Además de la rentabilidad y la capacidad de cambiar a medida que
una empresa crece, el espacio flexible también ofrece otras ventajas
distintas para las empresas.
Ubicación,
ubicación, ubicación. El espacio flexible a menudo se encuentra
en complejos de oficinas convenientemente ubicados. La facilidad de acceso
hace que el espacio flexible sea más atractivo tanto para los empleados
como para los clientes en comparación con la alternativa de estar
enterrado en un área industrial distante y confusa.
¿DÓNDE
SE UBICAN LOS ESPACIOS FLEX?
En el caso
de Madrid, nueve de cada 10 se localizan en el centro de la ciudad: la
mitad en el CBD (Central Business District) y un 36% en Secundaria, dentro
del anillo de la M-30. Los operadores de espacios flexibles buscan atraer
talento, por lo que requieren una localización con buenos accesos
y conexiones a transporte, proximidad a servicios y a profesionales cualificados
y clientes, entre otros.
En Barcelona
se observa, sin embargo, una tendencia al alza por instalarse en la zona
de North South Business District (NSBD), algo más alejada del centro
y que incluye el distrito tecnológico 22@. Aunque por número
de ubicaciones flexibles el centro de la ciudad sigue liderando el mercado,
si consideramos la superficie ocupada por estos espacios, predomina el
submercado de NSBD, con 22@ como principal foco de atracción para
el talento y las empresas.
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