En construcción, los retrasos y los cambios de alcance no son la excepción: son la norma estadística. La diferencia entre un proyecto que preserva sus importes y otro que erosiona su margen no está en quién “tiene razón”, sino en quién demuestra primero —con evidencia válida, cronograma coherente y cuantificación transparente— la relación causa–efecto–daño. En España y Latinoamérica, donde conviven contratos privados, colaborativos y esquemas EPC, una reclamación bien gobernada es un mecanismo de control: si se activa pronto, reduce incertidumbre, evita paradas, estabiliza el cash flow y mejora la conversación con el promotor y el inversor. Si se activa tarde, se convierte en fricción, intereses y riesgo de tipo de interés en la financiación.

La tesis es directa: la organización que integra planificación probabilística, CDE con trazabilidad y una cultura de aviso temprano consigue más acuerdos a menor coste. No hablamos de litigio; hablamos de negociación informada con datos.

Gobernanza del claim: aviso temprano, trazabilidad y ética

Todo empieza con un propósito profesional: proteger plazo, coste y calidad del contrato, no maximizar el conflicto. Para eso, el jefe de obra y el contract manager comparten un tablero con el planificador y la dirección facultativa. Tres reglas sostienen la gobernanza: notificar el evento a tiempo (y por el canal pactado), documentar de forma íntegra y proponer mitigaciones razonables. La ética no es decorativa; evita el enriquecimiento injusto y mantiene abierta la puerta a la resolución temprana. Cada afirmación del claim debe ser “audit-ready”: quién, cuándo, dónde, con qué evidencia y qué impacto objetivo ocasionó.

La cadena de subcontratas añade complejidad. El back-to-back documental es imprescindible para que las reclamaciones aguas abajo y arriba mantengan coherencia. Si el flujo se rompe, el constructor asume costos que no puede trasladar, o viceversa. La solución es técnica: registro centralizado de eventos, precedencias y un RACI donde nadie duda de quién avisa, quién cuantifica y quién negocia.

Evidencia que convence: CDE, 4D/5D y calidad de datos

La reclamación es tan sólida como su evidencia. Un CDE bien estructurado —carpetas con metadatos, versionado y sellos de tiempo— evita discusiones estériles. Los partes diarios con fotos georreferenciadas, RFIs, NCRs, actas y registros de equipos/personas son la base del relato. Cuando ese material se vincula a la planificación (4D) y a las mediciones/certificaciones (5D), la narrativa deja de ser opinión y pasa a ser trazabilidad.

Tres controles suben la calidad: completitud (¿tenemos todo lo necesario?), autenticidad (¿de quién procede y cuándo se emitió?) y consistencia (¿coincide con otras fuentes?). Un muestreo sistemático detecta huecos antes de que los note el promotor. Y un plan de copias y ciberseguridad evita el peor escenario: perder la prueba cuando el conflicto escala.

Retrasos: del cronograma vivo al análisis forense

Sin programa base aprobado, no hay reclamación de plazo defendible. Ese baseline debe tener ruta crítica clara, holguras razonables, calendarios y restricciones puestas negro sobre blanco, además de hitos contractuales bien fechados. La actualización periódica, con un “data date” impecable, separa hechos de supuestos y previene acusaciones de manipulación.

A partir de ahí, los métodos forenses marcan el camino. El As-Planned vs. As-Built es pedagógico pero simplista; sirve para escenas de baja complejidad. El Windows Analysis atribuye impactos por ventanas temporales y calza bien con obras vivas. El Time Impact Analysis (TIA), con fragnets insertados, es el estándar para eventos concretos y negociables. La clave está en tres puntos: concurrencia de eventos (no reclamar dos veces el mismo retraso), titularidad de la holgura (qué float se consumió y por quién) y estabilidad del programa (pocos cambios, bien justificados). Si todo cae en su sitio, la EOT pasa de discusión a ecuación.

Cuantificación (quantum): prolongación vs. disrupción

Cuantificar no es sumar lo que “pasó”, sino atribuir lo que pasó a causas imputables y excluir lo que no toca. En prolongación, distinguimos indirectos de obra (personal de staff, instalaciones, vigilancia), generales (head office asignable) y costes financieros (intereses por extensión del plazo). El criterio temporal debe ser limpio: desde cuándo y hasta cuándo pegó el evento, con evidencias de presencia real de recursos. En equipos, la ociosidad y standby requieren pruebas de disponibilidad imposibilitada.

La disrupción no se ve en el calendario, se ve en el rendimiento. El método Measured Mile —comparar un tramo “sano” con uno “afectado”— es la herramienta más defendible siempre que existan secciones comparables. Si no, entran modelos alternativos: regresiones, curvas de aprendizaje, benchmarks razonables. Lo que nunca funciona es mezclar disrupción con prolongación o computar dos veces la misma pérdida. El resultado final debe presentarse por capítulos, con hipótesis explícitas y sensibilidad. Una tabla ordenada por partidas y un anexo de traza convence más que cien páginas de narrativa.

Cambios de alcance, accesos y condiciones imprevistas: dónde se ganan acuerdos

Las variaciones bien gestionadas se convierten en órdenes de cambio con dos vías paralelas: plazo (EOT) y coste (quantum). Identificar el origen —diseño, normativa, cliente— y documentar la secuencia de aprobaciones aceleran el acuerdo. En accesos, interfaces y late information, la evidencia de impedimentos (zonas no liberadas, aprobaciones tardías) y la reprogramación forzada son el corazón del caso. En condiciones imprevistas, la comparación contra la información de partida y los ensayos complementarios anclan la legitimidad del ajuste.

La resolución temprana funciona cuando se empaqueta la reclamación por ciclos: dossier técnico claro, cuantificación acotada, mitigación propuesta y acuerdo “sin perjuicio” para seguir avanzando. Es más fácil obtener 80 % de algo ahora que 100 % quién sabe cuándo.

Negociación y acuerdos: sumar técnica y narrativa

Un buen claim se lee en dos capas. La primera es un sumario ejecutivo con hechos no controvertidos, base contractual, cronología, gráficos de planificación y tablas de correspondencia documento–evidencia. La segunda es el detalle técnico, donde se traslada la metodología aplicada, los cálculos y las sensibilidades. La negociación colaborativa pivota sobre criterios objetivos: productividades reales, precios descompuestos, caminos alternativos evaluados y costes evitados por mitigaciones. Cuando hay atasco, los boards técnicos o una mediación centrada en paquetes acotan el desacuerdo. La minuta de settlement debe cerrar alcance, pagos, renuncias y condiciones suspensivas, además de un plan de comunicación interna para que toda la cadena —incluidas subcontratas— sepa a qué atenerse.

Claves para proteger margen y plazo

• Notificar pronto por el canal contractual: cada día cuenta frente a time-bars.
• Cronograma vivo y limpio: sin baseline no hay EOT defendible.
• Evidencia audit-ready: partes, fotos, RFIs y mediciones enlazadas 4D/5D.
• Cuantificar sin doble cómputo: separar prolongación de disrupción.
• Paquetes de cierre: acuerdos parciales, “sin perjuicio”, con trazabilidad de pagos.
• KPIs de claims: éxito, tiempo de ciclo, importes recuperados y conflictos evitados.

KPIs y control: medir para mejorar (y bajar el coste del conflicto)

La dirección debe seguir la tasa de éxito (importe recuperado/importe reclamado), el tiempo de ciclo (aviso?acuerdo), el inventario de claims por estado, la concurrencia resuelta y, sobre todo, los claims evitados por acuerdos tempranos. En finanzas, interesa la curva de caja derivada de EOT y variaciones, y el impacto en el CPI/SPI del proyecto. Presentar estos datos con semáforos y decisiones pedidas por semana hace más por el margen que cualquier discurso.

Playbook 90/180/365: pasar de reactivos a proactivos

0–90 días. Auditoría de baselines y CDE, checklist de suficiencia probatoria, protocolo de avisos y registro maestro de eventos. Formación a jefes de frente: qué es un evento reclamable, cómo se documenta y cómo se comunica. Activación del comité de cambios y plantillas de TIA y Windows.

90–180 días. Integración 4D/5D, panel de KPIs de claims, acuerdos parciales en backlog heredado, normalización de precios descompuestos y measured mile en oficios sensibles. Primeras minutas de settlement tipo y guía de comunicación.

180–365 días. Revisión de contratos tipo (cláusulas de aviso, precedencia, precios nuevos), pilotos de planificación probabilística, mejora del RACI con subcontratas y cuadro de mando mensual a dirección y promotor. Objetivo: reducir en 30–40 % el tiempo de ciclo y aumentar la tasa de éxito sobre importe reclamado.

Casuística comparada: edificación, lineales e industrial

En edificación urbana, la fuente más frecuente es late information y solapes de oficios. Cuando el constructor aplica measured mile en acabados y demuestra productividades contrastadas, los acuerdos llegan rápido y evitan prolongaciones costosas. En carreteras, las ventanas de trabajo y utilities no localizadas obligan a reprogramar; aquí el Windows Analysis funciona bien para atribuir impactos por tramos. En industrial/EPC, los retrasos de ingeniería y pruebas (SAT/commissioning) requieren TIA y control fino de rutas críticas múltiples. En todos, la constante es la misma: evidencia, método y paquetes de cierre.

Conclusiones operativas

Promotor: exija cronogramas de calidad, CDE con trazabilidad y plantillas estándar de aviso; cree un circuito de resolución temprana con plazos y “ventanas de decisión” quincenales. Ganará certeza en importe y plazo y reducirá costes financieros del proyecto.

Constructor: profesionalice el contract management: baseline limpio, TIA/Windows por defecto y measured mile donde duela. Haga del aviso temprano un KPI del jefe de obra. Priorice acuerdos parciales para no bloquear certificaciones y cash flow.

Inversor/financiador: vincule condiciones de financiación (tipo de interés, garantías) a la madurez del sistema de claims: menos riesgo operativo, mejor perfil crediticio.

Gestor de activos: documente desde obra lo que será O&M; cada acuerdo sólido reduce litigios post-entrega y mejora la curva de OPEX.

Cadena de subcontratas: contractualice el back-to-back de avisos y evidencias y ofrezca precios descompuestos y trazables; evitará conflictos aguas arriba y mejorará su cobro.

Organización: mida el ROI del sistema: (importes recuperados + días salvados × coste diario + penalidades evitadas) – coste del programa. El resultado debería justificar la inversión en menos de 12 meses.

Autoría: Diego Martín – Ingeniero de Caminos / Contract Manager

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