Esta entrevista profesional se ha elaborado con finalidad didáctica por inmoley.com. Los perfiles, situaciones y respuestas se basan en patrones profesionales observados habitualmente en operaciones inmobiliarias, urbanísticas, financieras, de ingeniería y de construcción, y han sido redactados como una recreación práctica para explicar riesgos, errores y soluciones.

Contexto del caso

Un promotor de infraestructuras desarrolla una plataforma técnica de 38.000 m² con sistemas energéticos, climatización crítica, control de accesos, instalaciones contra incendios, sistemas de monitorización, red de comunicaciones, zonas de carga, equipos electromecánicos y servicios de operación continua. El importe total de inversión asciende a 68.500.000 €, incluyendo suelo, proyecto, obra, ingeniería, equipamiento, automatización, financiación, seguros, pruebas, puesta en marcha, repuestos iniciales e imprevistos.

El contrato de construcción finaliza con recepción provisional. El activo empieza a operar, pero en los primeros meses aparecen incidencias recurrentes: paradas parciales de equipos, alarmas no resueltas, fallos de mantenimiento preventivo, tiempos de respuesta superiores a lo previsto, repuestos no disponibles, discrepancias sobre garantías del constructor y dudas sobre quién debe asumir determinadas reposiciones tempranas.

El financiador había estructurado la deuda sobre una hipótesis de disponibilidad mínima del 97 %. El operador afirma que la infraestructura es compleja y que el contrato O&M no define con claridad varios KPIs. El promotor sostiene que el activo debe funcionar desde el primer día. El constructor defiende que algunas incidencias corresponden a operación, no a defectos de obra. El inversor pide saber si el problema está en el diseño, en la puesta en marcha, en el handover o en el contrato O&M.

Participantes en la entrevista

Intervienen en esta conversación profesional:

- Promotor.
- Operador O&M.
- Constructor.
- Financiador.
- Inversor.
- Asesor contractual.
- Responsable técnico.

Entrevista profesional

Pregunta: ¿Qué ocurrió después de terminar la obra?

Promotor:
La obra terminó formalmente, pero la infraestructura no alcanzó la disponibilidad esperada. Había equipos instalados, pruebas realizadas y acta de recepción, pero la operación diaria mostró incidencias que no aparecían en los informes finales de obra. El problema fue que confundimos entrega física con funcionamiento estable.

Operador O&M:
Desde operación, recibimos un activo complejo con información incompleta, repuestos limitados y varios sistemas todavía en ajuste. El contrato O&M nos exigía mantener disponibilidad, pero no todos los parámetros estaban definidos con la precisión necesaria. Algunas incidencias procedían del diseño o de la puesta en marcha, no de la operación ordinaria.

Constructor:
Nosotros entregamos conforme al contrato de construcción y realizamos pruebas. Pero una cosa es la prueba puntual de un sistema y otra su rendimiento sostenido durante meses. Si el operador usa los equipos de forma distinta o no ejecuta mantenimiento preventivo, no puede trasladarse todo al constructor.

Financiador:
Para la financiación, la diferencia entre obra terminada y activo disponible es esencial. El préstamo se basaba en ingresos operativos o pagos vinculados a servicio. Si la disponibilidad cae, la caja baja y el riesgo de crédito aumenta.

Pregunta: ¿Cuál fue el primer error?

Asesor contractual:
El primer error fue separar demasiado el contrato de construcción y el contrato O&M. La infraestructura se diseñó, construyó y recibió como si la explotación fuera una fase posterior independiente. En realidad, la operación debía haberse incorporado desde el diseño, las pruebas y el handover.

Responsable técnico:
El segundo error fue no definir suficientemente los criterios de aceptación operacional. Se comprobó que los sistemas funcionaban, pero no se validó con rigor su rendimiento integrado, su mantenibilidad, la disponibilidad de repuestos y la capacidad del operador para asumir el activo.

Inversor:
El tercer error fue financiero. Se asumió una disponibilidad alta desde el primer año sin periodo de estabilización, contingencia operativa ni plan de transición. El modelo era demasiado limpio para una infraestructura compleja.

Pregunta: ¿Qué es realmente un contrato O&M?

Operador O&M:
Es un contrato que regula la operación y mantenimiento de un activo durante su fase de explotación. Debe definir servicios, niveles de disponibilidad, mantenimiento preventivo y correctivo, KPIs, tiempos de respuesta, repuestos, personal, reporting, penalizaciones, reposición, seguros, seguridad, handover y cierre.

Asesor contractual:
No es sólo un contrato de mantenimiento. En infraestructuras críticas, el O&M afecta a ingresos, financiación, riesgo técnico, valor del activo y responsabilidad frente a usuarios o clientes. Debe estar conectado con el diseño, la construcción, la financiación y el ciclo de vida.

Financiador:
Para el banco, el O&M es una pieza de bancabilidad. Si el contrato no asegura operación estable, la deuda se apoya en una hipótesis débil.

Pregunta: ¿Qué señales de alerta aparecieron?

Responsable técnico:
La primera señal fue que el manual de operación no reflejaba todas las configuraciones finales. La segunda, que algunos repuestos críticos no estaban disponibles en almacén. La tercera, que las pruebas se hicieron por sistemas, pero no siempre en condiciones integradas de operación. La cuarta, que el operador no participó suficientemente en el commissioning.

Operador O&M:
También detectamos que los KPIs se habían redactado de forma genérica. Se hablaba de disponibilidad, pero no siempre estaba claro cómo se medía, qué eventos se excluían, qué periodos computaban, qué paradas eran programadas y qué paradas eran penalizables.

Promotor:
La señal más preocupante fue que cada parte interpretaba la incidencia de forma distinta: el constructor hablaba de operación, el operador de defecto de entrega y el financiador de incumplimiento de disponibilidad.

Pregunta: ¿Por qué la disponibilidad es tan importante?

Financiador:
Porque la disponibilidad suele estar directamente relacionada con los ingresos, los pagos de servicio o el valor de la infraestructura. Si el activo no está disponible, no genera caja o genera penalizaciones. En proyectos financiados, esa caja sostiene el servicio de la deuda.

Inversor:
Para el inversor, la disponibilidad es una medida de valor. Un activo técnicamente sofisticado, pero con paradas recurrentes, vale menos. Además, aumenta el CAPEX de reposición, el coste de mantenimiento y el riesgo reputacional.

Operador O&M:
Desde operación, disponibilidad no significa ausencia total de incidencias. Significa cumplir niveles pactados con tiempos de respuesta, mantenimiento preventivo, redundancias y gestión de fallos. Pero para medirla bien hay que definirla bien.

Pregunta: ¿Qué problema hubo con los KPIs?

Asesor contractual:
Los KPIs eran demasiado generales. Se medía disponibilidad global, pero no se distinguía disponibilidad por sistemas críticos, tiempos de respuesta, tiempo medio de reparación, incidencias repetitivas, mantenimiento preventivo cumplido, alarmas no atendidas, consumo energético, seguridad, documentación y calidad de reporting.

Operador O&M:
También faltaba ponderación. No todas las incidencias tienen el mismo impacto. Una avería menor en una zona no crítica no puede tratarse igual que una parada de un sistema esencial.

Promotor:
El contrato nos daba una cifra, pero no un sistema de gestión. Necesitábamos KPIs que permitieran detectar problemas antes de que afectaran a financiación.

Pregunta: ¿Qué debía incluir el handover?

Responsable técnico:
Documentación as-built, manuales O&M, certificados, garantías, inventario de activos, listado de repuestos, formación al operador, protocolos de emergencia, pruebas integradas, historial de commissioning, matriz de defectos pendientes, licencias, permisos, software, contraseñas, acceso a sistemas, plan de mantenimiento y criterios de escalado.

Operador O&M:
El handover no es una carpeta documental. Es una transferencia real de conocimiento y control. Si falta información, el operador aprende a base de incidencias, y eso cuesta disponibilidad.

Constructor:
El handover también debe tener límites. No puede exigirse al constructor que entregue información que no estaba en su alcance. Por eso debe definirse desde el contrato de construcción.

Pregunta: ¿Dónde estaba el conflicto entre constructor y operador?

Constructor:
El operador nos atribuía fallos que, a nuestro juicio, eran ajustes de operación. Por ejemplo, alarmas configuradas de forma muy sensible, uso de equipos fuera de parámetros previstos o mantenimiento preventivo no ejecutado exactamente como indicaban los manuales.

Operador O&M:
Nosotros detectamos elementos que no estaban suficientemente estabilizados: sensores, automatización, calibraciones, redundancias y sistemas de control. Si una incidencia aparece en los primeros meses, debe analizarse si procede de diseño, construcción, commissioning o mantenimiento.

Asesor contractual:
Este conflicto es habitual cuando no hay matriz de responsabilidad post-recepción. Debe quedar claro qué incidencias son defectos de construcción, cuáles son operación ordinaria, cuáles están en garantía y cuáles son mejoras o reposiciones.

Pregunta: ¿Qué impacto tuvo en el coste?

Promotor:
El coste adicional estimado en los primeros nueve meses fue de 1.350.000 €, entre refuerzo de mantenimiento, repuestos urgentes, asistencia técnica, penalizaciones, consultoría, reprogramación de sistemas y mayor coste financiero por caída de ingresos.

Financiador:
Además, la menor disponibilidad redujo ingresos previstos y tensionó ratios de cobertura. Aunque el coste directo fuera asumible, el efecto sobre caja era preocupante.

Inversor:
El problema no era sólo el importe inmediato. Era la duda sobre el coste de ciclo de vida. Si una infraestructura exige más mantenimiento del previsto desde el primer año, el valor de la inversión cambia.

Pregunta: ¿Qué papel juega la reposición?

Operador O&M:
La reposición es crítica. Todo activo tiene componentes que se desgastan: filtros, bombas, sensores, baterías, equipos eléctricos, sistemas de control, elementos mecánicos y componentes de seguridad. El contrato debe definir qué se considera mantenimiento, qué se considera reposición ordinaria, qué es CAPEX, qué repuestos debe tener el operador y qué autorizaciones se requieren.

Promotor:
No lo teníamos suficientemente claro. Algunas reposiciones tempranas parecían mantenimiento para el operador y defecto para nosotros. Eso generó discusiones.

Financiador:
La financiación debe prever reservas de reposición. Si no se dotan, el activo puede funcionar al principio, pero deteriorarse rápidamente.

Pregunta: ¿Qué debía haberse previsto en el modelo financiero?

Financiador:
Un periodo de estabilización, reservas de mantenimiento mayor, coste de repuestos críticos, contingencia operativa, sensibilidad por menor disponibilidad, penalizaciones, retraso de ramp-up y posibles CAPEX tempranos. El primer año de operación no siempre es estable.

Inversor:
También debía haberse analizado quién asume cada riesgo. Si el operador no alcanza KPIs por culpa de un defecto de construcción, ¿paga penalización o reclama al constructor? Si el constructor responde tarde, ¿quién cubre la caja perdida?

Asesor contractual:
Ese punto exige coordinación entre contrato de construcción, garantías, O&M, seguros y financiación.

Pregunta: ¿Qué papel tienen los seguros?

Asesor contractual:
Los seguros pueden cubrir ciertos daños, responsabilidad o interrupciones, pero no sustituyen a una buena operación. Hay que revisar exclusiones, franquicias, periodos de cobertura, lucro cesante, avería de maquinaria, responsabilidad civil, todo riesgo, garantías de equipos y beneficiarios.

Promotor:
Pensábamos que ciertas paradas estarían cubiertas, pero la aseguradora distinguía entre daño material, defecto, mantenimiento insuficiente y pérdida de disponibilidad. No todo era asegurable.

Financiador:
Para el banco, el seguro es una capa de protección, no la base del modelo. La base debe ser un contrato O&M sólido.

Pregunta: ¿Cómo se rediseñó el contrato O&M?

Asesor contractual:
Se introdujo una adenda con KPIs por sistema, disponibilidad ponderada, tiempos de respuesta, mantenimiento preventivo obligatorio, reporting mensual, penalizaciones escalonadas, bonus por disponibilidad superior, régimen de repuestos críticos, matriz de responsabilidades con constructor y procedimiento de disputa técnica rápida.

Operador O&M:
También se acordó un periodo de estabilización con objetivos crecientes. No era una excusa para incumplir, sino una forma realista de pasar de recepción a operación plena.

Promotor:
La adenda ayudó a pasar de reproches a gestión. Ya no se discutía cada incidencia desde cero; había un procedimiento.

Pregunta: ¿Qué se hizo con el constructor?

Responsable técnico:
Se revisó la lista de defectos pendientes y se abrió un protocolo de incidencias post-recepción. Cada incidencia se clasificaba: defecto de obra, ajuste de commissioning, mantenimiento ordinario, operación indebida, reposición, mejora o causa externa.

Constructor:
Aceptamos asumir defectos claramente imputables, pero pedimos que el operador documentara uso, mantenimiento y condiciones de funcionamiento. Sin datos, no se puede atribuir responsabilidad.

Operador O&M:
La trazabilidad técnica fue esencial. Alarmas, registros SCADA/BMS, partes de mantenimiento, fotografías, informes y tiempos de respuesta permitieron resolver discusiones.

Pregunta: ¿Qué debe reportar el operador?

Operador O&M:
Disponibilidad, incidencias, causa raíz, tiempos de respuesta, mantenimiento preventivo ejecutado, mantenimiento correctivo, repuestos usados, repuestos pendientes, alarmas críticas, consumo energético, seguridad, paradas programadas, paradas no programadas, KPIs, penalizaciones, mejoras recomendadas y riesgos emergentes.

Financiador:
El banco no necesita todos los detalles técnicos, pero sí un resumen fiable de disponibilidad, incidencias críticas, coste de mantenimiento, penalizaciones y medidas correctoras.

Inversor:
El reporting debe traducirse a valor: cuánto afecta a caja, CAPEX, riesgo y vida útil.

Pregunta: ¿Qué errores se repiten en contratos O&M?

Asesor contractual:
El primero es firmar el O&M tarde, cuando el activo ya está construido. El segundo, definir KPIs genéricos. El tercero, no regular handover. El cuarto, no prever reposición y repuestos. El quinto, no conectar disponibilidad con financiación.

Operador O&M:
También se repite no involucrar al operador en diseño y commissioning. Si el operador entra al final, recibe problemas que podría haber ayudado a evitar.

Constructor:
Y se repite no separar claramente garantías de construcción y obligaciones de mantenimiento. Eso genera conflictos constantes.

Pregunta: ¿Qué solución final se adoptó?

Promotor:
Se creó una mesa técnica mensual entre promotor, operador, constructor y financiador. Se revisaron KPIs, incidencias, disponibilidad, coste, defectos, repuestos y acciones correctoras. También se ajustó el modelo financiero con una fase de estabilización.

Financiador:
La entidad aceptó una revisión temporal de covenants operativos, condicionada a un plan de mejora y reporting reforzado.

Inversor:
El activo recuperó estabilidad, pero el aprendizaje fue claro: el O&M debía haberse diseñado antes, no después de la recepción.

Pregunta: ¿Qué lección debe extraer el promotor?

Promotor:
Que la infraestructura no termina en la recepción. Si el activo se financia por su capacidad de operar, el contrato O&M debe ser tan importante como el contrato de construcción.

Pregunta: ¿Qué lección debe extraer el operador?

Operador O&M:
Que debe participar pronto, exigir handover realista y aceptar KPIs medibles. La operación profesional no puede basarse en contratos ambiguos.

Pregunta: ¿Qué lección debe extraer el financiador?

Financiador:
Que debe revisar el O&M antes de cerrar la financiación. La disponibilidad futura es una garantía económica tan importante como la garantía física del activo.

Análisis de Redacción inmoley.com

El contrato de operación y mantenimiento (O&M) es una pieza esencial en infraestructuras, activos técnicos, instalaciones críticas, concesiones, proyectos energéticos, centros logísticos, edificios complejos y activos inmobiliarios con sistemas avanzados. La fase de explotación no es una etapa secundaria: es donde el activo demuestra si puede generar ingresos, sostener deuda, mantener valor y cumplir las prestaciones prometidas.

El caso muestra un error frecuente: considerar que la recepción de obra equivale a disponibilidad operativa. Una infraestructura puede estar terminada físicamente y, sin embargo, no alcanzar rendimiento estable. La diferencia entre construcción y operación debe gestionarse mediante handover, commissioning, formación, repuestos, pruebas integradas y KPIs claros.

El contrato O&M debe estar conectado con el contrato de construcción. Si los requisitos de mantenimiento, disponibilidad, acceso, repuestos, manuales, pruebas y garantías no se incorporan desde el diseño y la obra, el operador recibirá un activo incompleto desde el punto de vista operativo. Esto genera conflictos entre promotor, constructor y operador.

Los KPIs son el corazón del contrato O&M. Deben ser medibles, ponderados, verificables y vinculados a consecuencias. Disponibilidad, tiempos de respuesta, mantenimiento preventivo, incidencias repetitivas, consumo energético, seguridad, alarmas críticas, calidad documental y reporting deben estar definidos con precisión. Una disponibilidad global mal definida no sirve para gestionar.

La financiación depende de la disponibilidad. Si el activo genera ingresos o pagos vinculados al servicio, cualquier caída de disponibilidad afecta a caja, covenants, DSCR, valor de garantía y confianza del inversor. Por tanto, el financiador debe revisar el contrato O&M antes de cerrar deuda, no después de la puesta en marcha.

La reposición y el ciclo de vida deben planificarse desde el inicio. Una infraestructura no se mantiene sólo con intervenciones correctivas. Necesita repuestos críticos, mantenimiento preventivo, reservas de reposición, CAPEX programado y previsión de vida útil de componentes. Si estos costes no están en el modelo, la rentabilidad está sobreestimada.

El handover es una fase crítica. Debe incluir documentación as-built, manuales, garantías, formación, inventario de activos, repuestos, protocolos, software, accesos, licencias, pruebas, lista de defectos y criterios de aceptación. Sin handover real, el operador empieza a gestionar a ciegas.

Los formularios, checklists y casos prácticos son especialmente útiles porque permiten revisar de forma ordenada disponibilidad, KPIs, penalizaciones, reporting, repuestos, garantías, seguros, financiación, handover y ciclo de vida.

Este tipo de situaciones se desarrolla con mayor profundidad en la guía profesional de inmoley.com sobre CONTRATO DE OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO (O&M) DE INFRAESTRUCTURAS: DISPONIBILIDAD, KPIs, PENALIZACIONES, REPOSICIÓN, CICLO DE VIDA Y HANDOVER, con formularios, checklists y casos prácticos orientados a la prevención de errores, la gestión del coste, la financiación, el control del importe y la toma de decisiones del promotor, operador, inversor, financiador y equipo técnico.

Checklist práctico

- ¿El contrato O&M se ha diseñado antes de la recepción de obra?

- ¿El operador ha participado en diseño, commissioning y handover?

- ¿La disponibilidad se define por sistemas críticos y no sólo de forma global?

- ¿Los KPIs son medibles, ponderados y verificables?

- ¿Hay penalizaciones y bonus vinculados a niveles de servicio?

- ¿El handover incluye manuales, as-built, repuestos, formación y garantías?

- ¿Existe matriz de responsabilidad entre constructor, operador y promotor?

- ¿Se han previsto repuestos críticos y reservas de reposición?

- ¿La financiación incorpora sensibilidad por menor disponibilidad?

- ¿El reporting O&M se conecta con caja, covenants y valor del activo?

Errores frecuentes

- Firmar el contrato O&M cuando la obra ya está terminada.

- Confundir recepción física con disponibilidad operativa.

- Definir KPIs genéricos e imposibles de gestionar.

- No prever periodo de estabilización.

- No coordinar garantías de construcción y obligaciones de mantenimiento.

- No incluir repuestos críticos ni reposición en el modelo financiero.

- No exigir handover documental y operativo completo.

- No vincular disponibilidad con financiación y valor de inversión.

Conclusiones operativas

- El promotor debe tratar el O&M como contrato estratégico, no como mantenimiento posterior.

- El operador debe participar antes de la puesta en marcha y aceptar KPIs verificables.

- El constructor debe entregar un activo mantenible, documentado y probado.

- El financiador debe revisar disponibilidad, reporting, reposición y handover antes de cerrar deuda.

- El inversor debe valorar coste de ciclo de vida, no sólo coste de construcción.

- El asesor contractual debe coordinar construcción, O&M, garantías, seguros, financiación y penalizaciones.

- El responsable técnico debe asegurar pruebas integradas, matriz de defectos y transferencia real al operador.

Autoría: Redacción inmoley.com

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NOTA LINKEDIN

LA INFRAESTRUCTURA FUNCIONABA, PERO NO ESTABA DISPONIBLE

En infraestructuras, terminar la obra no significa que el activo esté listo para generar valor.

Puede haber recepción, manuales y pruebas… y aun así fallar la disponibilidad real.

El problema aparece cuando el contrato O&M no define bien KPIs, handover, repuestos, reposición, penalizaciones y responsabilidades entre constructor, operador y promotor.

Tres controles antes de operar:

- medir disponibilidad por sistemas críticos,
- exigir handover documental y operativo completo,
- conectar O&M con financiación, covenants y coste de ciclo de vida.

Una guía profesional con formularios, checklists y casos prácticos ayuda al promotor, operador, financiador e inversor a evitar que una infraestructura terminada no sea una infraestructura disponible.

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¿Qué pesa más en un contrato O&M: disponibilidad, penalizaciones, repuestos o handover?

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NOTA X

Una infraestructura puede estar terminada y no estar disponible. Regla: el O&M debe definir KPIs, repuestos, handover, reposición y penalizaciones antes de operar. Promotor / operador / financiación. ¿Recepción física o disponibilidad real?

https://www.inmoley.com/CURSOS-LIBRERIA/INGENIERIA-CONTRATO-OPERACION-MANTENIMIENTO-OM-INFRAESTRUCTURAS.html

TRES PREGUNTAS PARA REDES

- ¿La disponibilidad se mide por sistemas críticos?

- ¿El operador recibió handover completo y repuestos?

- ¿La financiación soporta una fase de estabilización?

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