Esta entrevista profesional se ha elaborado con finalidad didáctica por inmoley.com. Los perfiles, situaciones y respuestas se basan en patrones profesionales observados habitualmente en operaciones inmobiliarias, urbanísticas, financieras y de construcción, y han sido redactados como una recreación práctica para explicar riesgos, errores y soluciones.

Contexto del caso

Un promotor necesita ejecutar con urgencia las obras de adecuación estructural, instalaciones, refuerzo de fachada, protección contra incendios, accesibilidad y redistribución interior de un edificio terciario de 14.500 m². El proyecto aún no está completamente cerrado porque existen incertidumbres técnicas derivadas del estado real del inmueble, interferencias con instalaciones antiguas, condicionantes de licencia y posibles ajustes de diseño solicitados por futuros usuarios.

Las ofertas a precio cerrado llegan con importes muy elevados y numerosas exclusiones. El constructor propone un contrato de coste reembolsable con fee del 8 % sobre costes directos, y determinadas partidas de tiempo y materiales para trabajos inciertos. El promotor acepta porque necesita iniciar obra y evitar perder un arrendatario clave. El importe inicial estimado asciende a 11.800.000 €, pero el contrato no fija un precio máximo garantizado.

A los seis meses, el coste comprometido supera en un 19 % la previsión inicial. El financiador exige explicaciones. El inversor pregunta si el fee del constructor está incentivando gasto. El controller detecta facturas de subcontratas, alquileres de maquinaria, horas de supervisión, medios auxiliares y compras urgentes difíciles de auditar. El constructor defiende que todo responde a necesidades reales de obra. El conflicto ya no está en si los trabajos se hicieron, sino en si el promotor tenía control suficiente sobre lo que estaba pagando.

Participantes en la entrevista

Intervienen en esta conversación profesional:

- Promotor.
- Constructor.
- Controller.
- Project manager.
- Financiador.
- Asesor legal.

Entrevista profesional

Pregunta: ¿Por qué se eligió un contrato de coste reembolsable?

Promotor:
Porque no teníamos tiempo para esperar a un proyecto totalmente cerrado. El edificio tenía incertidumbres técnicas y necesitábamos iniciar trabajos para cumplir un calendario comercial. Las ofertas a precio cerrado eran muy caras y estaban llenas de exclusiones. El contrato cost plus parecía una forma razonable de avanzar con transparencia.

Constructor:
Desde nuestro punto de vista, no podíamos asumir un precio cerrado sobre un alcance todavía abierto. Había instalaciones antiguas, posibles refuerzos, demoliciones no visibles y decisiones pendientes. Si el promotor quería empezar rápido, el coste reembolsable permitía trabajar sin cargar una contingencia excesiva desde el primer día.

Financiador:
El problema no era el modelo en sí. El problema era que la financiación se había estructurado sobre una estimación de 11.800.000 €, pero el contrato no tenía un límite suficientemente operativo. En un cost plus, la entidad necesita ver control, auditoría y forecast permanente.

Pregunta: ¿Cuál fue el primer error?

Controller:
El primer error fue confundir open book con control real. El constructor decía que todo sería transparente porque se mostrarían facturas y costes. Pero ver facturas no equivale a controlar si eran necesarias, si estaban aprobadas, si eran de mercado, si correspondían al proyecto y si respetaban el presupuesto.

Project manager:
El segundo error fue empezar sin una matriz clara de costes admisibles y no admisibles. En un contrato de coste reembolsable, hay que definir desde el principio qué se reembolsa y qué no: mano de obra, subcontratas, maquinaria, seguros, gastos generales, desplazamientos, medios auxiliares, compras urgentes, horas de oficina técnica, seguridad, coordinación y personal indirecto.

Asesor legal:
El tercer error fue no fijar un límite de importe o, al menos, un umbral de alerta y aprobación. Si no hay precio máximo, debe haber controles equivalentes: presupuesto objetivo, contingencia, autorización por niveles, auditoría, derecho de rechazo y previsión mensual de coste hasta terminación.

Pregunta: ¿Qué diferencia hay entre cost plus y tiempo y materiales?

Constructor:
En cost plus, el promotor reembolsa los costes admisibles y paga un fee al constructor, que puede ser porcentaje, cantidad fija o fórmula mixta. En tiempo y materiales, se pagan horas, tarifas, equipos, materiales y consumibles según medición real. Ambos modelos trasladan al promotor más riesgo de cantidad y duración.

Controller:
La diferencia práctica es que el T&M puede ser aún más sensible si no se controlan partes diarios, tarifas, productividad, horas improductivas, medios duplicados y autorizaciones. Si se paga por tiempo, hay que controlar el tiempo.

Promotor:
Nos dimos cuenta tarde de que un coste reembolsable sin disciplina puede ser cómodo para iniciar, pero difícil para cerrar.

Pregunta: ¿Qué preocupaba al financiador?

Financiador:
Nos preocupaba el coste hasta terminación. En precio cerrado, el riesgo no desaparece, pero hay una referencia contractual. En cost plus, el importe final depende de decisiones, hallazgos, compras, horas, subcontratas y cambios. Necesitábamos saber cuánto quedaba por gastar y quién aprobaba cada desviación.

Promotor:
El banco nos pidió un forecast mensual. No bastaba con informar facturas pagadas. Había que informar coste comprometido, coste incurrido, coste previsto, contingencia consumida y trabajos pendientes.

Controller:
Esa distinción fue clave. Muchas desviaciones estaban ya comprometidas aunque todavía no se hubieran facturado. Si sólo mirábamos facturas, íbamos tarde.

Pregunta: ¿El fee del constructor podía incentivar el gasto?

Inversor citado por el promotor:
Sí, ese era uno de los riesgos. Si el fee es un porcentaje de los costes, cuanto más coste admisible haya, mayor honorario recibe el constructor. No significa que el constructor actúe mal, pero el incentivo económico no está perfectamente alineado con el ahorro.

Constructor:
Es cierto que el fee porcentual puede generar esa percepción. Por eso se pueden pactar fórmulas mixtas: fee fijo, fee decreciente, bonus por ahorro, límite de fee, auditoría y obligación de mitigar costes.

Asesor legal:
El contrato debe evitar incentivos perversos. Si el promotor asume el coste y el constructor cobra porcentaje, debe haber controles fuertes de necesidad, mercado, productividad y aprobación.

Pregunta: ¿Qué costes generaron más discusión?

Controller:
Los gastos indirectos. Mano de obra directa y subcontratas eran más fáciles de revisar. Pero discutimos horas de coordinación, personal de apoyo, alquileres de maquinaria, pequeños materiales, medios auxiliares, transporte, seguridad, limpieza, vigilancia, oficina de obra y costes administrativos.

Constructor:
Muchos de esos costes eran necesarios. La obra no funciona sólo con materiales y operarios. Pero acepto que debían estar mejor definidos. Si el contrato no dice qué indirectos son reembolsables, cada factura puede acabar en discusión.

Project manager:
También hubo debate sobre compras urgentes. La urgencia puede justificar comprar más caro, pero no puede convertirse en norma. Cada compra urgente debe documentar causa, alternativas y aprobación.

Pregunta: ¿Qué debía incluir la cláusula de costes admisibles?

Asesor legal:
Una lista positiva y una lista negativa. La lista positiva indica qué costes se reembolsan: subcontratas aprobadas, materiales incorporados, mano de obra directa, maquinaria necesaria, seguridad de obra, medios auxiliares autorizados, ensayos, licencias vinculadas al alcance y otros conceptos definidos. La lista negativa excluye gastos generales corporativos, errores del contratista, retrabajos imputables, multas, sobrecostes no autorizados, márgenes no pactados, gastos ajenos al proyecto y duplicidades.

Controller:
También debe exigir soporte documental: factura, albarán, parte diario, contrato de subcontrata, pedido, comparativa de ofertas, certificación, aprobación y evidencia de recepción.

Constructor:
Y debe permitir que el constructor cobre de forma ordenada. Si todo queda sometido a discusión indefinida, el contrato tampoco funciona.

Pregunta: ¿Qué papel tiene el project manager?

Project manager:
Debe validar alcance, necesidad, productividad y avance. No basta con que el controller revise facturas. Hay que saber si el trabajo era necesario, si correspondía al proyecto, si se ejecutó correctamente y si el tiempo imputado es razonable.

Promotor:
El project manager se convirtió en filtro técnico. Antes de pagar, debía confirmar que el coste tenía relación con un trabajo real y aprobado.

Financiador:
Para el banco, esa validación técnica era esencial. La auditoría financiera sin control técnico no explica si el coste era necesario.

Pregunta: ¿Qué errores se cometieron con las órdenes de cambio?

Asesor legal:
Se aceptaron cambios por correo, por reuniones de obra y por instrucciones verbales. En un cost plus esto es peligroso porque todo parece reembolsable. Cada cambio debe tener orden formal, impacto estimado, aprobación, causa y efecto sobre plazo y coste.

Constructor:
En obra, a veces se decide rápido porque hay que avanzar. Pero estoy de acuerdo en que luego debe regularizarse de inmediato. Si no, seis semanas después nadie recuerda si era cambio, imprevisto, corrección o alcance original.

Controller:
La falta de trazabilidad complicó la auditoría. No discutíamos sólo el importe, sino la categoría del coste.

Pregunta: ¿Qué riesgo tenía iniciar obra sin precio máximo?

Financiador:
El riesgo era que la financiación quedara abierta. Si el importe final se desplazaba de 11.800.000 € a 14.000.000 € o 15.000.000 €, había que saber quién aportaba la diferencia. El banco no quería financiar una cifra móvil sin control.

Promotor:
En ese momento entendimos la diferencia entre flexibilidad y exposición. La flexibilidad permitió empezar. La exposición apareció cuando el coste empezó a crecer.

Asesor legal:
Aunque no se pacte un GMP, pueden pactarse mecanismos de límite: presupuesto objetivo, autorización por umbrales, cap de fee, contingencia controlada, right to stop, revisión de alcance y obligación de reforecast.

Pregunta: ¿Qué solución se adoptó a mitad de obra?

Promotor:
Se renegoció una adenda. No convertimos todo en precio cerrado, pero sí fijamos presupuesto objetivo revisado, fee máximo, procedimiento de aprobación, auditoría mensual y límites por categoría de coste.

Controller:
También implantamos un cuadro de control: coste aprobado, coste comprometido, coste incurrido, coste facturado, coste pendiente, contingencia restante y variación frente a presupuesto. Cada partida tenía responsable.

Project manager:
Y se implantaron partes diarios obligatorios para trabajos T&M, con firma de obra, detalle de personal, horas, equipos, materiales y actividad ejecutada.

Pregunta: ¿Cómo se controlaron las subcontratas?

Responsable de compras citado por el promotor:
Se exigió comparativa de ofertas para paquetes relevantes, aprobación previa de adjudicación, revisión de precios unitarios y prohibición de márgenes ocultos. El constructor podía coordinar, pero el promotor debía conocer quién ejecutaba y a qué precio.

Constructor:
Eso añadió carga administrativa, pero mejoró la confianza. En cost plus, la transparencia de subcontratas es fundamental.

Asesor legal:
También se reguló si el constructor podía aplicar fee sobre subcontratas y sobre qué base. No es lo mismo aplicar fee sobre coste directo aprobado que sobre importes con márgenes intermedios.

Pregunta: ¿Qué papel tenía la auditoría?

Controller:
La auditoría debía ser continua, no final. Auditar al final sirve para discutir, pero no para evitar desviaciones. Revisábamos cada mes soporte documental, costes admisibles, órdenes aprobadas, subcontratas, partes de horas y conciliación con presupuesto.

Financiador:
El banco pidió acceso al informe mensual de auditoría. No para gestionar la obra, sino para entender si el riesgo de coste seguía controlado.

Promotor:
La auditoría ayudó a recuperar disciplina. El equipo empezó a pedir autorización antes de comprometer gasto, no después.

Pregunta: ¿Qué ocurre si el constructor comete errores?

Asesor legal:
Los errores del constructor no deberían ser coste reembolsable. Si un trabajo se repite por mala ejecución, falta de coordinación imputable o incumplimiento de procedimiento, no puede tratarse como coste admisible sin más. Debe existir régimen de rechazo.

Constructor:
Eso es razonable siempre que se distinga error imputable de cambio de alcance o condición imprevista. En rehabilitación y adecuación, aparecen problemas ocultos que no son culpa del constructor.

Project manager:
Por eso la documentación técnica es esencial. Hay que diferenciar imprevisto real, cambio del promotor, error de proyecto, defecto de ejecución y riesgo asumido por cada parte.

Pregunta: ¿Qué aprendió el promotor?

Promotor:
Que el coste reembolsable no es un contrato para despreocuparse. Es justo lo contrario: exige más control que un precio cerrado. Si no tienes controller, project manager, reporting y disciplina de aprobación, el modelo puede desbordarse.

Financiador:
Para la financiación, el aprendizaje es claro: cost plus sólo es aceptable si el promotor demuestra capacidad de control. La transparencia no basta; debe haber límites.

Constructor:
Y para el constructor, también hay una lección: si el modelo se usa bien, protege frente a riesgos no definidos. Si se usa mal, deteriora la relación con el cliente.

Pregunta: ¿Cuándo tiene sentido usar cost plus o T&M?

Project manager:
Tiene sentido en trabajos urgentes, rehabilitaciones con incertidumbre, obras con alcance evolutivo, reparaciones complejas, fases tempranas, actuaciones exploratorias o paquetes donde cerrar precio generaría contingencias excesivas. Pero siempre con límites.

Asesor legal:
También puede tener sentido como contrato puente hasta cerrar un GMP o un precio máximo. Pero no debe prolongarse indefinidamente sin control.

Controller:
El criterio es simple: si el alcance es incierto, puede justificarse; si el control es débil, no.

Análisis de Redacción inmoley.com

Los contratos de coste reembolsable y tiempo y materiales son herramientas útiles en construcción cuando el alcance no está completamente definido, la urgencia impide esperar a un precio cerrado o la incertidumbre técnica haría que cualquier oferta fija incorporase contingencias excesivas. Pero su utilidad depende de una condición esencial: control.

En estos contratos, el promotor asume una parte significativa del riesgo de coste. El constructor no promete necesariamente ejecutar por un precio cerrado, sino que cobra costes admisibles y un honorario o fee. En T&M, además, se pagan horas, equipos, materiales y medios según uso real. Por tanto, el promotor debe tener una estructura de seguimiento más intensa que en un contrato tradicional.

El error más frecuente es creer que open book equivale a seguridad. La transparencia documental es necesaria, pero no suficiente. Ver facturas no demuestra que el coste fuese necesario, razonable, competitivo, aprobado o correctamente imputado al proyecto. Por eso deben existir criterios de coste admisible, listas de exclusión, soporte documental, revisión técnica, auditoría financiera y aprobación previa.

El fee del constructor debe diseñarse con cuidado. Si el honorario es un porcentaje lineal del coste, puede generar incentivos poco alineados con el ahorro. Para reducir ese riesgo pueden pactarse fee fijo, fee máximo, bonus por ahorro, fee decreciente, objetivos de coste, auditoría y obligación de mitigación.

El financiador debe revisar especialmente este tipo de contratos. La ausencia de precio cerrado no impide financiar, pero exige presupuesto objetivo, contingencia, forecast, coste hasta terminación, control de cambios y reporting periódico. El banco necesita saber qué parte del importe está comprometida, qué parte está pendiente y quién aportará fondos si se supera el presupuesto.

El controller y el project manager son piezas centrales. El controller verifica importes, facturas, categorías, fee y trazabilidad. El project manager verifica si el trabajo era necesario, si se ejecutó, si corresponde al alcance y si la productividad es razonable. Sin ambos controles, el promotor puede terminar pagando mucho sin entender por qué.

El asesor legal debe evitar ambigüedades. El contrato debe regular costes admisibles y no admisibles, auditoría, derecho de rechazo, cambios, límites de aprobación, partes diarios, subcontratas, compras, fee, seguros, responsabilidad por errores, terminación y mecanismos para pasar a precio máximo o precio cerrado si el alcance madura.

Los formularios, checklists y casos prácticos son especialmente útiles porque permiten convertir un modelo flexible en una estructura controlable: matriz de costes, partes T&M, autorización de cambios, auditoría mensual, control de subcontratas, forecast y conciliación con financiación.

Este tipo de situaciones se desarrolla con mayor profundidad en la guía profesional de inmoley.com sobre CONTRATOS DE COSTE REEMBOLSABLE EN CONSTRUCCIÓN (COST PLUS) Y TIEMPO Y MATERIALES (T&M): AUDITORÍA DE COSTES, HONORARIOS Y LÍMITES, con formularios, checklists y casos prácticos orientados a la prevención de errores, la gestión del coste, la financiación, el control del importe y la toma de decisiones del promotor, constructor, financiador y equipo técnico.

Checklist práctico

- ¿Están definidos los costes admisibles y no admisibles?

- ¿El fee del constructor tiene límite, fórmula clara y control de incentivos?

- ¿Existe presupuesto objetivo aunque no haya precio cerrado?

- ¿Se exige autorización previa para superar umbrales de importe?

- ¿Las órdenes de cambio tienen alcance, causa, coste estimado y aprobación?

- ¿Los trabajos T&M se documentan con partes diarios firmados?

- ¿Las subcontratas relevantes se adjudican con comparativa de ofertas?

- ¿Existe auditoría mensual de facturas, horas, materiales y maquinaria?

- ¿El financiador recibe forecast de coste hasta terminación?

- ¿Se distingue coste comprometido, incurrido, facturado y pendiente?

Errores frecuentes

- Confundir open book con control efectivo.

- Pactar fee porcentual sin límite ni incentivos de ahorro.

- No excluir errores, retrabajos o gastos generales no autorizados.

- Aceptar trabajos T&M sin partes diarios verificables.

- Autorizar cambios por correo o de palabra sin orden formal.

- Auditar al final, cuando la desviación ya no puede evitarse.

- Presentar al financiador una estimación inicial como si fuera importe controlado.

Conclusiones operativas

- El promotor debe usar cost plus sólo si tiene capacidad real de control.

- El constructor debe documentar costes, horas, compras y subcontratas con trazabilidad completa.

- El controller debe auditar de forma continua, no sólo al cierre.

- El project manager debe validar necesidad técnica, avance y productividad.

- El financiador debe exigir coste hasta terminación, contingencia y reporting mensual.

- El asesor legal debe regular costes admisibles, fee, auditoría, cambios, límites y terminación.

Autoría: Redacción inmoley.com

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NOTA LINKEDIN

LA OBRA QUE SE PAGABA SIN PRECIO CERRADO

Los contratos de coste reembolsable y tiempo y materiales pueden ser útiles cuando el alcance no está cerrado, la obra debe empezar rápido o existen incertidumbres técnicas.

Pero también pueden descontrolar el importe si no hay auditoría, límites y reporting.

Tres riesgos habituales:

- creer que open book equivale a control,
- pactar un fee porcentual sin límite,
- pagar horas, materiales y subcontratas sin validación técnica.

La clave no es sólo ver facturas. La clave es saber si el coste era necesario, admisible, aprobado, competitivo y vinculado al proyecto.

Una guía profesional con formularios, checklists y casos prácticos ayuda al promotor, constructor, financiador y controller a usar cost plus y T&M sin convertir la obra en una factura abierta.

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¿Qué es más peligroso en un contrato cost plus: el fee, los cambios o la falta de auditoría?

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NOTA X

Cost plus no significa pagar todo sin discutir. Regla: si no hay precio cerrado, debe haber costes admisibles, fee limitado, partes T&M y auditoría mensual. Promotor / constructor / financiación. ¿Control o factura abierta?

https://www.inmoley.com/CURSOS-LIBRERIA/EDIFICACION-CONTRATOS-COSTE-REEMBOLSABLE-CONSTRUCCION.html

TRES PREGUNTAS PARA REDES

- ¿El contrato define qué costes son reembolsables y cuáles no?

- ¿El fee del constructor tiene límite o incentivos de ahorro?

- ¿El financiador recibe coste hasta terminación actualizado?

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