Esta entrevista profesional se ha elaborado con finalidad didáctica por inmoley.com. Los perfiles, situaciones y respuestas se basan en patrones profesionales observados habitualmente en operaciones inmobiliarias, urbanísticas, financieras y de construcción, y han sido redactados como una recreación práctica para explicar riesgos, errores y soluciones.

Contexto del caso

Un promotor contrata la reforma integral y ampliación de un edificio terciario para convertirlo en un activo mixto con oficinas flexibles, zonas de coworking, locales en planta baja, aparcamiento, instalaciones técnicas, fachada renovada, mejora energética y espacios comunes de alto nivel.

El importe total de inversión previsto asciende a 29.400.000 €, incluyendo adquisición del activo, proyecto, licencias, obra, instalaciones, financiación, tipo de interés, seguros, impuestos, honorarios técnicos, mobiliario, comercialización, contingencias e imprevistos.

El proyecto debe comenzar con rapidez porque el promotor tiene compromisos con un futuro operador y quiere aprovechar una ventana de mercado. Sin embargo, el edificio presenta incertidumbres: estructura existente, instalaciones ocultas, estado real de fachadas, refuerzos, patinillos, cumplimiento normativo, posibles afecciones de ocupantes anteriores y necesidad de adaptar el diseño conforme avancen las catas.

El constructor propone trabajar bajo contrato de coste reembolsable Cost Plus, con reembolso de costes directos, costes indirectos admisibles, fee del constructor del 8 %, compras abiertas, subcontratas seleccionadas durante la obra y reporting mensual. Para partidas urgentes, se pactan órdenes de trabajo bajo tiempo y materiales T&M.

El conflicto aparece al sexto mes. El coste acumulado supera la previsión, el fee crece con el importe reembolsado, las compras urgentes son más caras de lo esperado, algunos costes indirectos no estaban claramente definidos, el financiador exige coste hasta terminación y el promotor descubre que la flexibilidad contractual no tenía límites suficientes.

Participantes en la entrevista

Intervienen en esta conversación profesional:

- Promotor.
- Constructor.
- Director financiero.
- Controller de obra.
- Project manager.
- Financiador.
- Asesor contractual.
- Quantity surveyor.

Entrevista profesional

Pregunta: ¿Qué ocurrió en esta obra?

Promotor:
Elegimos un contrato de coste reembolsable porque el edificio tenía muchas incertidumbres. Queríamos empezar pronto, abrir catas, resolver estructura, ajustar instalaciones y no esperar a tener un proyecto cerrado. Al principio parecía una decisión razonable. El problema fue que la obra empezó a generar costes sin un límite claro.

Constructor:
Desde el punto de vista del constructor, el contrato respondía a la realidad del proyecto. No podíamos asumir un precio cerrado con información incompleta. Trabajamos con costes reales, subcontratas, materiales, personal y fee pactado. Pero es cierto que el contrato necesitaba reglas de control más precisas.

Controller de obra:
El conflicto no fue que el sistema Cost Plus fuera inadecuado en sí mismo. El problema fue que no se definieron suficientemente costes admisibles, autorizaciones, límites de gasto, compras urgentes, indirectos, fee, auditoría y coste máximo autorizado.

Financiador:
Para el banco, el contrato generaba incertidumbre. No sabíamos cuál era el coste hasta terminación. Y sin coste hasta terminación fiable, la financiación se vuelve más prudente, más cara o exige más equity.

Pregunta: ¿Cuál fue el primer error?

Asesor contractual:
El primer error fue confundir flexibilidad con ausencia de disciplina. Un contrato de coste reembolsable debe ser incluso más controlado que uno a precio cerrado, porque el promotor asume una parte muy relevante del riesgo económico.

Project manager:
El segundo error fue iniciar demasiadas partidas bajo T&M sin convertirlas después en paquetes cerrados o con presupuesto aprobado. Lo que debía ser una solución temporal se convirtió en forma habitual de ejecutar.

Director financiero:
El tercer error fue no fijar un límite económico por fases. El promotor aprobaba costes mensuales, pero no tenía una visión suficientemente clara del compromiso total.

Pregunta: ¿Qué es un contrato Cost Plus?

Asesor contractual:
Es un contrato en el que el promotor reembolsa al constructor los costes admisibles de la obra y, además, le paga un fee u honorario. Ese fee puede ser un porcentaje sobre costes, una cantidad fija, una combinación de ambos o estar ligado a incentivos.

Constructor:
Su ventaja es que permite iniciar trabajos con incertidumbre técnica y adaptar el proyecto. Su inconveniente es que, si no se controla, el coste final puede crecer mucho.

Quantity surveyor:
El Cost Plus exige una definición muy rigurosa de coste admisible. No todo lo que el constructor paga debe ser automáticamente reembolsable.

Pregunta: ¿Qué es tiempo y materiales T&M?

Asesor contractual:
Es una modalidad en la que se paga por horas, jornadas, equipos, materiales y medios efectivamente empleados, normalmente con tarifas pactadas. Es útil para trabajos urgentes, indefinidos, exploratorios o de alcance difícil de medir.

Project manager:
Pero T&M debe tener límite de importe, plazo, orden escrita, parte diario, validación de horas, materiales justificados y revisión periódica. Si no, se convierte en una fuga de coste.

Promotor:
En nuestro caso, muchas actuaciones empezaron como T&M porque había urgencia. Después costó cerrarlas.

Pregunta: ¿Dónde estaba el mayor riesgo?

Controller de obra:
En el incentivo económico. Si el fee del constructor se calculaba como porcentaje del coste, cuanto más coste se reembolsaba, mayor era su honorario. Eso no significa mala fe, pero sí un incentivo poco alineado si no existe límite, auditoría o mecanismo de eficiencia.

Constructor:
El fee porcentual es habitual, pero acepto que debe acompañarse de transparencia, auditoría y, en su caso, límites. El constructor también necesita cubrir gestión, riesgo organizativo y coordinación.

Director financiero:
Desde finanzas, el riesgo era evidente: el promotor asumía el aumento del coste y el fee aumentaba con ese mismo coste. El modelo financiero no estaba preparado para esa elasticidad.

Pregunta: ¿Qué costes generaron más discusión?

Controller de obra:
Personal técnico del constructor, medios auxiliares, alquiler de maquinaria, seguros, desplazamientos, compras urgentes, herramientas, gastos generales de obra, administración, coordinación de subcontratas, seguridad, limpieza, almacenamiento, software, consumibles y horas extraordinarias.

Promotor:
Algunas partidas parecían necesarias, pero no sabíamos si debían estar incluidas en el fee o reembolsarse aparte.

Constructor:
Ese es el punto que debía haberse definido mejor. Hay costes que son claramente directos de obra y otros que forman parte de estructura o gestión del constructor.

Asesor contractual:
La frontera entre coste reembolsable y fee debe estar cerrada desde el contrato. Si no, cada factura genera discusión.

Pregunta: ¿Qué debía incluir la lista de costes admisibles?

Quantity surveyor:
Debe incluir, con precisión, subcontratas aprobadas, materiales incorporados a obra, equipos alquilados para la obra, personal directo, medios auxiliares, seguridad específica, pruebas, transporte necesario, seguros específicos, tasas técnicas si proceden y otros costes directamente imputables.

Controller de obra:
Y debe excluir o limitar gastos generales de empresa, costes comerciales, duplicidades, penalizaciones imputables al constructor, retrabajos por error propio, gastos no autorizados, márgenes ocultos de subcontratas vinculadas, compras sin soporte y costes no trazables.

Asesor contractual:
También debe regular si hay mark-up sobre subcontratas, descuentos, rappels, devoluciones, compras centralizadas y beneficios de proveedores.

Pregunta: ¿Qué problema hubo con las subcontratas?

Project manager:
El constructor contrataba subcontratas conforme avanzaba la obra. Algunas se seleccionaban con comparativa. Otras, por urgencia, se adjudicaban directamente. Eso generó dudas sobre competitividad de precios.

Promotor:
En un Cost Plus, si el promotor paga el coste real, necesita saber que ese coste real es razonable. No basta con que exista una factura.

Constructor:
La urgencia reduce capacidad de competir precios. Si se quiere empezar rápido, a veces se paga más. Pero acepto que debe documentarse.

Quantity surveyor:
Por eso conviene exigir, salvo urgencia justificada, tres ofertas, cuadro comparativo, aprobación previa y trazabilidad de adjudicación.

Pregunta: ¿Qué pidió el financiador?

Financiador:
Pedimos coste hasta terminación, límite de exposición, contingencia restante, informe de auditoría, detalle de costes reembolsados, compromisos pendientes, paquetes por contratar, fee devengado y previsión de caja. Sin eso, no podíamos valorar nuevas disposiciones.

Director financiero:
El banco no cuestionaba que el proyecto tuviera incertidumbre, pero exigía que esa incertidumbre se gestionara. No financiaba una cuenta abierta.

Controller de obra:
Tuvimos que reconstruir el coste por partidas, separar coste incurrido, coste comprometido, coste pendiente y coste probable final.

Pregunta: ¿Cómo debía haberse fijado un límite?

Asesor contractual:
Podían haberse usado varias fórmulas: presupuesto máximo autorizado, not-to-exceed price, target cost, contingencia aprobada, límite por fase, límite por paquete, obligación de autorización al superar umbrales y conversión progresiva a precio cerrado cuando se definieran partidas.

Project manager:
Por ejemplo, trabajos iniciales bajo Cost Plus durante catas y definición, pero paquetes posteriores a precio cerrado o precio unitario una vez conocido el alcance.

Promotor:
Eso habría sido ideal. Usar Cost Plus para descubrir el edificio, no para ejecutar toda la obra sin techo.

Pregunta: ¿Qué es un not-to-exceed price?

Asesor contractual:
Es un importe máximo que no puede superarse sin autorización expresa del promotor. No convierte necesariamente el contrato en precio cerrado, pero limita la exposición del cliente. Debe vincularse a alcance, fase o paquete concreto.

Director financiero:
Para finanzas, ese límite es esencial. Permite reservar caja, informar al banco y evitar que el coste crezca por acumulación de decisiones menores.

Constructor:
El límite debe ser realista. Si se fija demasiado bajo con alcance incierto, el constructor se verá obligado a parar o reclamar ajustes.

Pregunta: ¿Qué papel tuvo la auditoría de costes?

Controller de obra:
Fue decisiva. Revisamos facturas, partes, horas, contratos de subcontratas, compras, albaranes, maquinaria, nóminas imputadas, indirectos, fee, descuentos y costes no admisibles. Detectamos partidas duplicadas, costes insuficientemente justificados y gastos que debían estar incluidos en fee.

Constructor:
La auditoría generó tensión, pero también ordenó la relación. A partir de ese momento, sabíamos qué documentación debía acompañar cada coste.

Financiador:
El banco exigió auditoría mensual como condición para seguir disponiendo financiación.

Pregunta: ¿Qué debe auditarse en un Cost Plus?

Quantity surveyor:
Costes directos, indirectos, subcontratas, compras, horas, tarifas, productividad, comparativas, órdenes de cambio, trabajos T&M, gastos de urgencia, fee, descuentos, impuestos, seguros, costes no admisibles, duplicidades y coste hasta terminación.

Controller de obra:
También debe auditarse el presupuesto base. Si el presupuesto inicial es débil, después todo parece desviación inevitable.

Project manager:
Y debe revisarse si el coste corresponde a alcance aprobado. Una factura real puede referirse a un trabajo no autorizado.

Pregunta: ¿Qué ocurrió con el fee del constructor?

Director financiero:
El fee del 8 % aplicado sobre costes reembolsados generó preocupación. Cuanto más aumentaba el coste, más aumentaba el fee. Se renegoció parcialmente para determinadas partidas y se introdujo un límite de fee por fases.

Constructor:
Aceptamos una parte de fee fijo para gestión base y una parte variable limitada. También aceptamos no aplicar fee sobre ciertos costes extraordinarios o retrabajos.

Asesor contractual:
Ese ajuste mejoró la alineación. En Cost Plus, el fee no debe incentivar el aumento de coste.

Pregunta: ¿Qué ocurrió con los trabajos T&M?

Project manager:
Se regularizaron. Cada orden T&M debía indicar alcance, duración máxima, tarifa, equipo autorizado, materiales, responsable de validación, límite de importe y conversión a presupuesto cerrado si el trabajo superaba cierto plazo.

Controller de obra:
Los partes diarios se volvieron obligatorios. Sin parte validado, no había reembolso.

Promotor:
Eso redujo mucho la sensación de cuenta abierta.

Pregunta: ¿Qué problema hubo con los cambios de proyecto?

Asesor contractual:
En Cost Plus, los cambios pueden confundirse con evolución natural del alcance. Pero deben documentarse igualmente. Si el promotor cambia diseño, programa o calidad, debe quedar ficha de cambio, coste estimado, impacto en plazo y autorización.

Project manager:
La flexibilidad no elimina el control de cambios. Lo hace más importante.

Constructor:
Cuando el alcance cambia constantemente, el constructor necesita instrucciones claras. Si no, ejecuta y luego discute.

Pregunta: ¿Qué impacto tuvo en el plazo?

Project manager:
La flexibilidad permitió empezar antes, pero también generó decisiones en obra. Algunas partidas se rehicieron porque se decidió tarde. Eso afectó al plazo y a la productividad.

Promotor:
Pensábamos que iniciar pronto ahorraría meses. En parte fue cierto, pero la falta de definición generó ineficiencias.

Controller de obra:
El coste de la indefinición no es sólo económico. También aparece en plazo, coordinación y calidad.

Pregunta: ¿Qué impacto tuvo en el modelo financiero?

Director financiero:
El coste previsto de obra pasó de 14.800.000 € a una previsión de 17.600.000 €. El mayor coste, unido al tipo de interés y al retraso de ingresos, redujo la TIR del inversor y aumentó la necesidad de equity.

Financiador:
El banco exigió aportación adicional del promotor y reporting reforzado. También redujo el ritmo de disposiciones hasta tener coste más claro.

Promotor:
El contrato flexible acabó exigiendo más capital propio. Esa fue la consecuencia más importante.

Pregunta: ¿Qué medidas correctoras se adoptaron?

Promotor:
Se pactó una adenda. Se definieron costes admisibles y no admisibles, límite de coste por fase, auditoría mensual, autorización previa de compras relevantes, control de T&M, límite de fee, comité de cambios y forecast de coste hasta terminación.

Constructor:
También se acordó convertir paquetes ya definidos a precio cerrado o precio unitario. El Cost Plus quedó reservado para partidas realmente inciertas.

Controller de obra:
A partir de ahí, el coste dejó de crecer sin explicación. No desapareció el riesgo, pero se volvió gobernable.

Pregunta: ¿Qué errores se repiten en contratos Cost Plus y T&M?

Asesor contractual:
No definir costes admisibles. No limitar fee. No exigir auditoría. No aprobar compras. No fijar límites por fase. No separar T&M urgente de obra ordinaria. No convertir paquetes definidos a precio cerrado. No prever coste hasta terminación.

Controller de obra:
También se repite auditar tarde. Cuando se revisan costes seis meses después, ya no se controla; sólo se negocia el daño.

Project manager:
Y se usa T&M para todo porque es cómodo. Pero la comodidad inicial se paga después.

Pregunta: ¿Cuándo sí tiene sentido usar Cost Plus?

Asesor contractual:
Cuando el proyecto tiene incertidumbre real, urgencia justificada, necesidad de empezar trabajos exploratorios, rehabilitación compleja, riesgos ocultos o diseño evolutivo. Pero siempre con límites, auditoría y estrategia de conversión.

Constructor:
También cuando promotor y constructor tienen una relación de confianza y transparencia. Sin confianza, el Cost Plus es muy conflictivo.

Financiador:
Desde financiación, puede aceptarse si hay control independiente, contingencia suficiente, límites y reporting claro.

Pregunta: ¿Qué lección debe extraer el promotor?

Promotor:
Que el Cost Plus no es malo, pero exige control. Si el promotor quiere flexibilidad, debe pagarla con gestión, auditoría y límites. Si no, la obra se convierte en una cuenta abierta.

Pregunta: ¿Qué lección debe extraer el constructor?

Constructor:
Que la transparencia debe ser completa. Si el constructor quiere reembolso de costes, debe documentarlos y aceptar revisión. La confianza se demuestra con trazabilidad.

Pregunta: ¿Qué lección debe extraer el financiador?

Financiador:
Que un contrato reembolsable sólo es financiable si existe coste máximo, auditoría, forecast y capacidad del promotor para cubrir desviaciones.

Análisis de Redacción inmoley.com

Los contratos de coste reembolsable Cost Plus y tiempo y materiales T&M son herramientas útiles en construcción, especialmente en rehabilitación, obras con incertidumbre, fases tempranas, trabajos urgentes, catas, actuaciones preparatorias o proyectos donde todavía no puede cerrarse un precio fiable.

Pero su utilidad depende de la disciplina contractual. La flexibilidad no debe confundirse con falta de control. Cuando el promotor reembolsa costes, asume una parte muy relevante del riesgo económico. Por eso necesita saber qué costes son admisibles, cómo se aprueban, cómo se justifican y cuál es el límite máximo de exposición.

El fee del constructor es una pieza crítica. Si se calcula como porcentaje del coste reembolsado, puede generar un incentivo inadecuado: más coste implica más honorarios. Para evitarlo, conviene combinar fee fijo, fee variable limitado, incentivos de ahorro, límites por fase o exclusión de fee sobre determinados costes.

Los trabajos T&M deben ser excepcionales y controlados. Deben documentarse con orden escrita, tarifa, equipo, duración, límite de importe, partes diarios, validación del project manager y conversión a otra modalidad cuando el alcance se estabiliza. T&M no debe convertirse en forma ordinaria de ejecutar toda la obra.

La auditoría de costes es imprescindible. Facturas, albaranes, horas, subcontratas, compras, maquinaria, gastos indirectos, descuentos, rappels, retrabajos, costes no admisibles y duplicidades deben revisarse periódicamente. La auditoría al final llega tarde.

El financiador debe exigir coste hasta terminación actualizado. En contratos reembolsables, el presupuesto inicial no es garantía suficiente. Deben existir límites, forecast, contingencia, reporting, auditoría independiente y capacidad de equity adicional.

El project manager y el quantity surveyor son esenciales. Deben validar órdenes, controlar mediciones, revisar partes T&M, confirmar alcance, controlar cambios, comparar ofertas y anticipar desviaciones. Sin ellos, el promotor queda expuesto a aceptar costes que no controla técnicamente.

La mejor práctica suele ser usar Cost Plus de forma transitoria o limitada. Puede ser adecuado para descubrir el alcance, intervenir de urgencia o ejecutar fases preliminares. Pero cuando el paquete esté suficientemente definido, conviene convertirlo a precio cerrado, precio unitario, GMP o coste objetivo con incentivos.

Los formularios, checklists y casos prácticos son especialmente útiles porque permiten ordenar la gestión: lista de costes admisibles, orden T&M, autorización de compra, auditoría mensual, límite de fase, forecast, comité de cambios, fee, descuentos, reporting al financiador y cierre de cuentas.

Este tipo de situaciones se desarrolla con mayor profundidad en la guía profesional de inmoley.com sobre CONTRATOS DE COSTE REEMBOLSABLE EN CONSTRUCCIÓN (COST PLUS) Y TIEMPO Y MATERIALES (T&M): AUDITORÍA DE COSTES, HONORARIOS Y LÍMITES, con formularios, checklists y casos prácticos orientados a la prevención de errores, la gestión del coste, la financiación, el control del importe y la toma de decisiones del promotor, constructor, financiador y equipo técnico.

Checklist práctico

- ¿El contrato define costes admisibles y no admisibles?

- ¿El fee del constructor tiene límite o incentivo de eficiencia?

- ¿Existe presupuesto máximo autorizado por fase o paquete?

- ¿Las compras relevantes exigen aprobación previa y comparativa?

- ¿Los trabajos T&M tienen orden escrita, tarifa, plazo y límite de importe?

- ¿Los partes diarios T&M se validan antes de reembolsar?

- ¿Existe auditoría mensual de facturas, horas, compras e indirectos?

- ¿Se separan cambios del promotor, costes ordinarios y retrabajos por error?

- ¿Los paquetes ya definidos se convierten a precio cerrado, unitario o GMP?

- ¿El financiador recibe coste hasta terminación, contingencia y desviaciones?

Errores frecuentes

- Creer que Cost Plus es una forma sencilla de empezar rápido sin riesgo.

- Reembolsar cualquier factura sin lista de costes admisibles.

- Aplicar fee porcentual sin límite sobre todo el coste.

- Usar T&M como sistema ordinario de obra.

- No exigir partes diarios ni validación de horas.

- No auditar descuentos, rappels o compras centralizadas.

- No fijar coste máximo autorizado.

- Informar tarde al financiador de la desviación real.

Conclusiones operativas

- El promotor debe usar Cost Plus sólo con auditoría, límites y reporting.

- El constructor debe documentar cada coste con trazabilidad completa.

- El project manager debe validar órdenes, cambios y trabajos T&M antes de ejecutarlos.

- El quantity surveyor debe controlar costes, compras, forecast y coste hasta terminación.

- El director financiero debe medir impacto en caja, financiación, tipo de interés y equity.

- El financiador debe exigir límite de exposición y auditoría independiente.

- El asesor contractual debe regular costes admisibles, fee, T&M, compras, auditoría y conversión de paquetes.

Autoría: Redacción inmoley.com

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NOTA LINKEDIN

LA OBRA QUE NO TENÍA TECHO DE COSTE

Un contrato Cost Plus puede ser útil cuando hay urgencia, rehabilitación compleja o alcance incierto.

Pero también puede convertirse en una cuenta abierta.

El promotor reembolsa costes.
El constructor aplica fee.
Las partidas T&M crecen.
Las compras urgentes se encarecen.
El banco pide coste hasta terminación.
Y nadie sabe cuál será el importe final.

Tres controles antes de firmar:

- definir costes admisibles y no admisibles,
- limitar fee, compras y trabajos T&M,
- exigir auditoría mensual y coste máximo autorizado por fase.

Una guía profesional con formularios, checklists y casos prácticos ayuda al promotor, constructor, financiador y equipo técnico a usar la flexibilidad sin perder el control del coste, la financiación y la caja de obra.

Iremos anunciando ventajas y ofertas restringidas para seguidores y para quienes participen con preguntas y respuestas en los comentarios.

¿Qué falla más en un Cost Plus: fee, costes admisibles, T&M, auditoría o falta de límite máximo?

https://www.inmoley.com/CURSOS-LIBRERIA/EDIFICACION-CONTRATOS-COSTE-REEMBOLSABLE-CONSTRUCCION.html

NOTA X

Cost Plus no significa pagar cualquier factura. Regla: sin costes admisibles, límite de fee, control T&M, auditoría mensual y coste máximo autorizado, la flexibilidad se convierte en cuenta abierta. Obra / coste / financiación.

https://www.inmoley.com/CURSOS-LIBRERIA/EDIFICACION-CONTRATOS-COSTE-REEMBOLSABLE-CONSTRUCCION.html

TRES PREGUNTAS PARA REDES

- ¿El contrato define qué costes son reembolsables?

- ¿El fee aumenta cuando sube el coste de obra?

- ¿Los trabajos T&M tienen límite y partes diarios validados?

Para proponer un caso similar en un próximo artículo, deja tu pregunta sin datos sensibles.