Esta entrevista profesional se ha elaborado con finalidad didáctica por inmoley.com. Los perfiles, situaciones y respuestas se basan en patrones profesionales observados habitualmente en operaciones inmobiliarias, urbanísticas, financieras y de construcción, y han sido redactados como una recreación práctica para explicar riesgos, errores y soluciones.

Contexto del caso

El caso parte de la rehabilitación integral de un edificio terciario de 21.000 m² para transformarlo en oficinas flexibles, espacios comunes, auditorio, zonas colaborativas, restauración ligera y aparcamiento renovado. El promotor quería iniciar los trabajos rápidamente porque ya tenía conversaciones avanzadas con un futuro ocupante principal y necesitaba demostrar avance ante el inversor. El problema era que el edificio presentaba incertidumbres técnicas: instalaciones antiguas, estructura con intervenciones previas, amianto retirado parcialmente, patologías ocultas y falta de documentación fiable del estado existente.

El constructor propuso iniciar la obra mediante un contrato de coste reembolsable con fee, complementado por partidas T&M para trabajos de investigación, demoliciones selectivas, catas, refuerzos provisionales y actuaciones urgentes. El importe inicial estimado era de 18.900.000 €, pero no existía un precio cerrado. El promotor aceptó porque necesitaba velocidad y flexibilidad. Sin embargo, al cabo de cinco meses, el coste comprometido superaba ampliamente la previsión, las horas imputadas crecían sin explicación suficiente, las compras no siempre tenían comparativos, el fee del constructor se aplicaba sobre partidas discutidas y el financiador exigió un forecast fiable antes de aprobar nuevas disposiciones.

Intervienen en esta conversación profesional:

- Promotor.
- Constructor.
- Quantity Surveyor.
- Financiador.
- Asesor legal.

Entrevista profesional

Pregunta. ¿Por qué se eligió un contrato de coste reembolsable?

Promotor:
Porque no teníamos información suficiente para cerrar un precio fijo. El edificio era complejo, había incertidumbres técnicas y necesitábamos empezar. Un contrato tradicional nos habría obligado a esperar varios meses o a aceptar muchas exclusiones. El Cost Plus parecía una solución práctica: pagar costes reales auditables más honorarios del constructor.

Constructor:
Desde nuestro punto de vista era el modelo adecuado. No podíamos asumir un precio cerrado sobre un edificio con patologías ocultas, instalaciones desconocidas y alcance todavía cambiante. El coste reembolsable permite avanzar, investigar y adaptar la obra a la realidad.

Pregunta. ¿Cuándo empezó el problema?

Quantity Surveyor:
El problema empezó cuando el contrato dejó de ser una solución temporal y se convirtió en el sistema completo de ejecución sin controles suficientes. Al principio se justificaba por incertidumbre. Pero después seguían aprobándose compras, horas y subcontratas sin límite claro, sin presupuesto actualizado y sin reglas estrictas de coste admisible.

Financiador:
Para el financiador, la alerta apareció cuando el promotor no pudo explicar con precisión el coste hasta terminación. En un contrato de coste reembolsable, esa información es esencial. Sin límite ni forecast, la financiación queda abierta.

Pregunta. ¿Cuál fue el primer error del promotor?

Promotor:
Aceptar el modelo por urgencia sin imponer una gobernanza suficientemente fuerte. Pensamos que la transparencia del libro abierto bastaba. Pero tener facturas y partes de horas no significa controlar el coste. Hace falta alguien que revise, cuestione y apruebe.

Asesor legal:
Exactamente. El Cost Plus no es un cheque en blanco. Debe definir coste reembolsable, coste no reembolsable, fee, límites, autorizaciones, auditoría, reporting, contingencia, conversión futura a precio cerrado si procede y derecho de terminación.

Pregunta. ¿Qué defendía el constructor?

Constructor:
Defendíamos que los costes eran reales. Había más demoliciones, más refuerzos, más interferencias y más horas porque el edificio lo exigía. No se puede pedir flexibilidad y luego tratar cada coste como si fuera una desviación culpable. Si el promotor quiere iniciar sin proyecto cerrado, debe asumir parte de la incertidumbre.

Quantity Surveyor:
Eso puede ser cierto, pero incluso un coste real no siempre es un coste reembolsable. El contrato debe decir si son admisibles reprocesos, ineficiencias, tiempos muertos, errores de coordinación, gastos generales, medios auxiliares, horas duplicadas o compras sin aprobación.

Pregunta. ¿Qué diferencia hay entre Cost Plus y T&M?

Asesor legal:
En el Cost Plus, el promotor suele reembolsar costes reales admisibles del constructor más un fee, que puede ser fijo, porcentual o mixto. En el T&M, se pagan horas de personal, maquinaria, materiales y suministros según tarifas pactadas. Ambos modelos comparten un riesgo: si no se controlan cantidades, horas y alcance, el importe final puede crecer rápidamente.

Constructor:
El T&M es útil para trabajos exploratorios o urgentes, donde no se puede medir previamente. Pero debe tener partes diarios, tarifas claras, aprobación de equipos y validación del avance.

Pregunta. ¿Qué preocupaba al financiador?

Financiador:
Tres cosas: que el importe final no estaba acotado, que el coste financiero aumentaba con cada mes de incertidumbre y que no había un límite contractual suficiente. El banco puede financiar obras con riesgos, pero necesita saber cuál es la exposición máxima razonable, qué controla el promotor y cómo se actualiza el presupuesto.

Promotor:
El banco nos pidió transformar el sistema. No exigía cerrar todo de inmediato, pero sí imponer límites, paquetes, presupuestos por zonas y reporting mensual fiable.

Pregunta. ¿Qué papel tuvo el tipo de interés?

Financiador:
Un papel muy relevante. Cuando el contrato no tiene límite y la obra se alarga, el tipo de interés aumenta el coste financiero del retraso. Además, si el importe de obra sube, puede necesitarse más deuda o más equity. El coste de construcción y el coste financiero se retroalimentan.

Quantity Surveyor:
En este caso, cada mes adicional suponía más gastos generales, más honorarios, más financiación y más presión sobre el plan del inversor.

Pregunta. ¿Qué problemas aparecieron con el fee del constructor?

Promotor:
El fee se aplicaba como porcentaje sobre costes reembolsables. Eso nos inquietaba porque, cuanto más subía el coste, más cobraba el constructor. No decimos que actuara de mala fe, pero el incentivo no estaba bien alineado.

Asesor legal:
Ese es uno de los puntos clave. Un fee porcentual puro puede generar mala percepción. Puede combinarse con fee fijo, límites, bonus por ahorro, penalización por ineficiencia o conversión a GMP cuando el alcance madure. Lo importante es que el constructor tenga incentivo para controlar el coste, no sólo para ejecutarlo.

Pregunta. ¿Qué es un coste admisible?

Quantity Surveyor:
Es un coste que, según el contrato, puede reembolsarse al constructor. Debe estar vinculado al proyecto, ser razonable, estar documentado, haber sido incurrido conforme a procedimiento y no estar excluido. Por ejemplo, una subcontrata aprobada, un material necesario o unas horas validadas pueden ser admisibles. Pero no necesariamente lo son errores del constructor, duplicidades, trabajos mal ejecutados, sanciones, sobrecostes por falta de coordinación o gastos corporativos no pactados.

Constructor:
Para evitar disputas, el contrato debe ser muy claro. Si un coste no se sabe si está incluido en fee o es reembolsable, tendremos conflicto.

Pregunta. ¿Qué costes fueron más discutidos?

Quantity Surveyor:
Horas de personal de supervisión, maquinaria parada, medios auxiliares compartidos, gastos generales de obra, subcontratas de emergencia, trabajos nocturnos, reprocesos, compras sin comparativo y costes de coordinación. También se discutió si determinados técnicos del constructor eran estructura general o personal directamente imputable a obra.

Promotor:
Nos sorprendió la cantidad de zonas grises. Creíamos que el libro abierto daría claridad, pero abría nuevas preguntas.

Pregunta. ¿Qué fallaba en el control de horas T&M?

Quantity Surveyor:
Faltaba validación diaria. Los partes se firmaban tarde o de forma genérica. No siempre indicaban zona, actividad, equipo, causa, responsable, rendimiento y relación con instrucción aprobada. En T&M, si el parte diario no es preciso, después es muy difícil auditar.

Constructor:
El ritmo de obra era intenso y muchas tareas eran urgentes. Pero es verdad que el T&M exige disciplina documental. Si no se documenta, el coste real parece discutible aunque el trabajo se haya hecho.

Pregunta. ¿Cómo deberían aprobarse los trabajos T&M?

Quantity Surveyor:
Con orden previa siempre que sea posible: descripción del trabajo, motivo, tarifa aplicable, equipo autorizado, duración estimada, límite económico y responsable de validación. Si hay urgencia, debe existir una regularización inmediata con evidencia. El T&M sin límite es una fuente de sobrecoste.

Asesor legal:
Además, cada orden T&M debe decir si afecta al presupuesto global, si consume contingencia o si genera derecho adicional de plazo.

Pregunta. ¿Qué ocurrió con las compras?

Promotor:
Algunas compras se hicieron con poca competencia porque había urgencia o porque el constructor decía que ciertos proveedores eran los únicos capaces de intervenir. Después nos costaba saber si el precio era de mercado.

Quantity Surveyor:
En coste reembolsable, las compras deben tener procedimiento: mínimo de ofertas, justificación de proveedor único, aprobación del promotor, análisis de exclusiones, plazo de entrega y trazabilidad. Si se compra sin competencia, debe documentarse por qué.

Pregunta. ¿El libro abierto funcionaba?

Quantity Surveyor:
Funcionaba parcialmente. Había información, pero no siempre en formato útil. Recibíamos facturas, partes y órdenes, pero faltaba conexión con presupuesto, avance, paquetes, previsión hasta terminación y causa de desviación. Un libro abierto no es un vertedero documental; debe ser un sistema de control.

Financiador:
Para el banco, el libro abierto sólo aporta seguridad si produce conclusiones: coste incurrido, coste comprometido, coste pendiente, riesgos y límite estimado.

Pregunta. ¿Qué diferencia hay entre transparencia y control?

Asesor legal:
Transparencia es poder ver información. Control es poder decidir con esa información. Un promotor puede tener acceso a facturas y aun así no controlar nada si no tiene derecho de aprobación, auditoría, rechazo de costes no admisibles y límites de gasto.

Promotor:
Eso fue exactamente lo que nos pasó. Veíamos mucho, pero aprobábamos tarde.

Pregunta. ¿Qué pidió el inversor?

Promotor:
El inversor pidió un plan de estabilización del contrato. Quería saber qué parte del alcance seguía abierta, qué costes eran firmes, qué paquetes podían licitarse ya a precio cerrado, qué trabajos continuarían en Cost Plus y cuál era el importe máximo de exposición.

Financiador:
El inversor y el banco coincidieron: el contrato debía dejar de ser completamente abierto. Había que migrar progresivamente a paquetes cerrados o a un GMP.

Pregunta. ¿Cómo se recondujo el contrato?

Asesor legal:
Se firmó una adenda. Primero, se definieron costes admisibles y no admisibles. Segundo, se fijaron límites mensuales y por paquete. Tercero, se regularon tarifas T&M y validación diaria. Cuarto, se creó un procedimiento de compras. Quinto, se estableció auditoría por Quantity Surveyor. Sexto, se pactó una fecha para convertir determinados paquetes a precio cerrado o GMP.

Constructor:
La adenda también nos protegió. Antes cada coste podía discutirse al final. Con reglas claras, sabíamos qué se podía facturar y cómo justificarlo.

Pregunta. ¿Qué paquetes se cerraron primero?

Quantity Surveyor:
Los que ya tenían alcance suficientemente maduro: parte de instalaciones, carpinterías, acabados de zonas comunes, ascensores, fachada secundaria y ciertas partidas de urbanización. Se mantuvieron en coste reembolsable los trabajos de patología estructural, catas, refuerzos especiales y coordinación con instalaciones existentes.

Project manager:
Eso permitió mantener flexibilidad donde era necesaria y cerrar coste donde ya había información suficiente.

Pregunta. ¿Qué importancia tenía el presupuesto objetivo?

Quantity Surveyor:
Mucha. Aunque el contrato sea Cost Plus, debe existir un presupuesto objetivo. Sin presupuesto objetivo, no se sabe si el coste real es razonable. El presupuesto objetivo sirve para medir desviaciones, anticipar financiación y decidir si hay que cambiar alcance.

Promotor:
Al principio teníamos una estimación general. Después la convertimos en presupuesto vivo por paquetes, con coste incurrido, coste comprometido, coste pendiente y riesgo.

Pregunta. ¿Qué hizo el financiador tras la adenda?

Financiador:
Aceptamos seguir financiando, pero condicionamos nuevas disposiciones a reporting mensual, auditoría de costes, límite de exposición, aprobación de paquetes críticos y actualización del coste hasta terminación. También exigimos que cualquier desviación relevante se comunicara antes de disponer nueva deuda.

Promotor:
Fue una disciplina dura, pero necesaria. Nos obligó a gobernar el contrato.

Pregunta. ¿Qué ocurría con los errores del constructor?

Asesor legal:
Se reguló expresamente que los costes derivados de errores propios, mala ejecución, incumplimiento de instrucciones, reprocesos imputables o falta de coordinación no serían reembolsables salvo aprobación expresa. Éste es un punto esencial en Cost Plus. No todo coste incurrido debe trasladarse al promotor.

Constructor:
Aceptamos esa regla, siempre que se distinguiera entre error propio e incertidumbre real del edificio. No queríamos pagar riesgos ocultos que nadie podía prever.

Pregunta. ¿Cómo se gestionaron las disputas sobre costes?

Quantity Surveyor:
Se creó un procedimiento escalonado: revisión documental, reunión técnica, informe del Quantity Surveyor, decisión provisional para no paralizar obra y reserva de derechos si la parte no estaba conforme. Así se evitaba que cada factura discutida bloqueara el proyecto.

Asesor legal:
En contratos abiertos, el mecanismo de disputa debe ser rápido. Si se espera a la liquidación final, la discusión será enorme.

Pregunta. ¿Qué impacto tuvo la auditoría?

Promotor:
Muy grande. Redujo costes no justificados, mejoró la calidad de los partes, obligó a comparar compras y permitió anticipar desviaciones. También cambió la relación con el constructor: menos discusión emocional y más datos.

Constructor:
También nos ayudó internamente. El equipo de obra entendió que cada hora, compra y decisión debía estar documentada. Eso evitó conflictos posteriores.

Pregunta. ¿Qué lección deja el caso?

Financiador:
Que un contrato Cost Plus o T&M no es necesariamente malo, pero debe ser financiable. Para ser financiable necesita límites, auditoría, presupuesto objetivo, reporting y capacidad de conversión a precio cerrado cuando sea posible.

Promotor:
Y que la urgencia por empezar no puede justificar un contrato sin frenos. La flexibilidad tiene valor, pero hay que pagarla con control.

Análisis de Redacción inmoley.com

Los contratos de coste reembolsable y tiempo y materiales son herramientas válidas en construcción cuando el alcance no está completamente definido, existen incertidumbres técnicas o se requiere iniciar trabajos antes de cerrar un precio global. Son habituales en rehabilitación, obras con patologías ocultas, proyectos urgentes, demoliciones selectivas, intervenciones en edificios existentes, instalaciones complejas o fases preliminares de investigación. Su utilidad está en la flexibilidad. Su riesgo está en la pérdida de control del importe final.

El primer principio es que coste reembolsable no significa coste ilimitado. Todo contrato Cost Plus debe tener un presupuesto objetivo, un sistema de aprobación, un límite de exposición, una definición de costes admisibles y un derecho de auditoría. Sin esos elementos, el promotor queda sometido a una suma de decisiones de obra que pueden ser reales, pero no necesariamente eficientes ni financiables.

El segundo principio es definir el fee. Los honorarios del constructor pueden ser fijos, porcentuales, mixtos o vinculados a incentivos. Cada fórmula genera comportamientos distintos. Un fee porcentual sobre coste puede desalinear intereses si no se acompaña de límites, auditoría o mecanismos de ahorro. Un fee fijo puede generar tensión si el alcance crece. La solución debe adaptarse al riesgo real y a la capacidad de control del constructor.

El tercer principio es controlar el T&M. Los trabajos por tiempo y materiales deben ser excepcionales, documentados y limitados. Requieren tarifas pactadas, partes diarios, identificación de actividad, zona, equipo, horas, materiales, responsable y causa. La validación tardía de partes destruye la capacidad de auditoría y convierte el cierre mensual en una discusión.

El cuarto principio es regular las compras. En modelos abiertos, el constructor puede comprar en nombre del proyecto o recomendar proveedores. Eso exige comparativos, aprobación previa, justificación de proveedor único, análisis de exclusiones y verificación de mercado. Si no se controla procurement, el promotor puede acabar pagando urgencias, ineficiencias o compras no competitivas.

El quinto principio es distinguir coste real y coste reembolsable. Un coste puede haberse producido y, aun así, no ser admisible si deriva de error del constructor, reproceso, incumplimiento, falta de coordinación, sanción, gasto no autorizado o partida incluida ya en el fee. Esta distinción debe estar en el contrato desde el inicio.

La financiación es especialmente sensible. Un financiador puede aceptar un modelo Cost Plus si entiende por qué es necesario y cómo se controla. Lo que no acepta bien es la incertidumbre absoluta. Necesita presupuesto objetivo, coste hasta terminación, límites, contingencia, auditoría independiente, reporting y plan de conversión a precio cerrado o GMP cuando el alcance madure.

La guía profesional de inmoley.com sobre CONTRATOS DE COSTE REEMBOLSABLE EN CONSTRUCCIÓN (COST PLUS) Y TIEMPO Y MATERIALES (T&M): AUDITORÍA DE COSTES, HONORARIOS Y LÍMITES permite desarrollar estas cuestiones con enfoque práctico, especialmente útil para promotores, constructores, financiadores, inversores, Quantity Surveyors, project managers y asesores legales. Su valor está en ordenar formularios, checklists y casos prácticos para controlar coste, financiación, importe, auditoría, honorarios, compras, T&M y gestión de desviaciones.

Checklist práctico

- ¿Existe presupuesto objetivo aunque el contrato sea Cost Plus?
- ¿El contrato define costes admisibles y costes no reembolsables?
- ¿El fee del constructor es fijo, porcentual, mixto o con incentivos?
- ¿Hay límites mensuales, por paquete o por autorización?
- ¿Los trabajos T&M tienen tarifas pactadas y partes diarios verificables?
- ¿Las compras requieren comparativos o justificación de proveedor único?
- ¿Existe derecho de auditoría sobre facturas, partes, subcontratas y compras?
- ¿Los errores, reprocesos y sanciones del constructor quedan excluidos?
- ¿El financiador recibe coste incurrido, coste comprometido y coste hasta terminación?
- ¿Se prevé conversión a precio cerrado o GMP cuando el alcance madure?

Errores frecuentes

- Usar Cost Plus como solución de urgencia sin límites ni auditoría.
- Confundir coste real con coste automáticamente reembolsable.
- Pactar un fee porcentual sin incentivos de ahorro.
- Validar partes T&M tarde y sin detalle de actividad.
- Comprar sin comparativos ni aprobación previa.
- No distinguir gastos generales incluidos en fee y gastos reembolsables.
- No comunicar al financiador desviaciones hasta que falta caja.
- Mantener todo el proyecto abierto cuando ya hay paquetes que podrían cerrarse.

Conclusiones operativas

1. Para el promotor, el Cost Plus aporta flexibilidad, pero exige más control que un contrato de precio cerrado.

2. Para el constructor, el modelo requiere transparencia, disciplina documental y justificación rigurosa de costes.

3. Para el financiador, la clave está en límites, auditoría, presupuesto objetivo, contingencia y forecast hasta terminación.

4. Para el inversor, el contrato sólo es aceptable si la flexibilidad reduce incertidumbre técnica y no se convierte en coste ilimitado.

5. Para el Quantity Surveyor, la auditoría debe distinguir coste incurrido, coste admisible, coste discutido y coste rechazado.

6. Para el asesor legal, la redacción debe evitar que el contrato se transforme en una autorización abierta para gastar sin control.

Referencia a la guía práctica

Este tipo de situaciones se desarrolla con mayor profundidad en la guía profesional de inmoley.com sobre CONTRATOS DE COSTE REEMBOLSABLE EN CONSTRUCCIÓN (COST PLUS) Y TIEMPO Y MATERIALES (T&M): AUDITORÍA DE COSTES, HONORARIOS Y LÍMITES, con formularios, checklists y casos prácticos orientados a la prevención de errores, la gestión del coste, la financiación, el control del importe y la toma de decisiones del promotor, constructor, inversor, financiador y equipo técnico-jurídico.

Autoría: Redacción inmoley.com

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NOTA LINKEDIN

EL COST PLUS QUE SE QUEDA SIN LÍMITE

El contrato Cost Plus o T&M puede ser útil cuando el proyecto no está cerrado o hay incertidumbre técnica. Pero si no hay límites, auditoría, presupuesto objetivo y reglas de coste admisible, el promotor pierde control del importe final.

Tres señales de alerta:

- El fee del constructor crece cuanto más sube el coste.
- Los partes T&M se validan tarde y sin detalle suficiente.
- El financiador no ve coste hasta terminación ni límite de exposición.

La guía profesional de inmoley.com sobre CONTRATOS DE COSTE REEMBOLSABLE EN CONSTRUCCIÓN desarrolla formularios, checklists y casos prácticos para ordenar coste, financiación, auditoría, honorarios, compras, límites y gestión de desviaciones.

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¿Qué suele generar más riesgo en un Cost Plus: el fee, las compras, los partes T&M o la falta de límite?

NOTA X

Un Cost Plus puede dar flexibilidad… o dejar al promotor sin control del importe final. Error: pagar coste real sin definir coste admisible. T&M / auditoría / financiación. https://www.inmoley.com/CURSOS-LIBRERIA/EDIFICACION-CONTRATOS-COSTE-REEMBOLSABLE-CONSTRUCCION.html ¿Qué revisarías?

Tres checks rápidos:

- ¿Coste real significa coste admisible o sólo coste incurrido?
- ¿Los partes T&M tienen actividad, zona, horas, tarifa y validación diaria?
- ¿Hay presupuesto objetivo, límite y auditoría independiente?

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