| Asimismo,
controla el pago a proveedores para garantizar el correcto destino de las
disposiciones y controla el seguimiento de gastos técnicos, comercialización,
asesoría jurídica, licencias y tasas administrativas, publicidad,
marketing y venta.
El Project
Monitoring es una herramienta que permite monitorizar la gestión
de los proyectos en los que participan sin interferir en éstos.
De esta forma se obtiene información fiable “a tiempo” para su toma
de decisiones.
¿CUÁL
ES EL OBJETIVO DEL PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO?
Los procesos
de monitoreo y control del proyecto ayudan a verificar si el proyecto va
tan bien como se planificó. Estos procesos de monitoreo y control
del proyecto identifican si hay alguna desviación en los resultados
reales de los valores planificados.
• Por ejemplo,
si el proyecto está por debajo del presupuesto, si el proyecto estará
terminado a tiempo, si se cumplen los requisitos de calidad, etc., todos
se verifican y evalúan con la ayuda de los procesos de monitoreo
y control del proyecto.
¿QUÉ
SE HACE DURANTE EL PROCESO DE MONITOREO Y CONTROL DEL PROYECTO?
La medición
del desempeño del proyecto según el plan de gestión
del proyecto es el objetivo principal de los procesos de monitoreo y control
del proyecto.
• Por ejemplo,
si el presupuesto general del proyecto es de un millón de euros
para un proyecto y la duración es de 6 meses, los procesos de monitoreo
y control del proyecto verifican si se cumplirán estos objetivos
de presupuesto y tiempo.
APROBAR SOLICITUDES
DE CAMBIO.
Pueden surgir
cambios durante la ejecución del proyecto porque a medida que avanza
el proyecto, los resultados del proyecto se proporcionan al cliente. Según
los resultados reales, el cliente puede recibir nuevas solicitudes o cambiar
sus requisitos existentes.
Estos cambios
son evaluados por la junta de control de cambios y se aprueban / rechazan
las solicitudes de cambio durante la fase de monitoreo y control del proyecto.
Las acciones
correctivas y preventivas recomendadas se proponen con la ayuda de los
procesos de monitoreo y control del proyecto.
Según
las comprobaciones de rendimiento de un proyecto, si hay variaciones negativas
con respecto a los valores planificados de un proyecto, se deben tomar
medidas correctivas para volver a encaminarse.
• Por ejemplo,
si las mediciones actuales del proyecto muestran que el proyecto se completará
2 meses después de la fecha planificada, se deben tomar las medidas
apropiadas para completar el proyecto a tiempo. Y se deben tomar medidas
preventivas para reducir los impactos de cualquier riesgo que pueda afectar
el proyecto.
REPARACIÓN
DE DEFECTOS.
El producto
producido podría no funcionar como se planeó al principio.
Se corrige el defecto del producto que se observa durante la fase de monitoreo
y control del proyecto. Y debe repararse antes del cierre del proyecto.
¿QUÉ
SERVICIOS INCLUYE LA MONITORIZACIÓN DE PROYECTO "PROJECT MONITORING"?
Se supervisa
periódicamente la marcha del Proyecto de Inversión realizando
un seguimiento de los riesgos que pudieran impactar en el Activo capitalizable
del Proyecto.
Mediante este
servicio se analizan los riesgos detectados y se dan las recomendaciones
pertinentes para minimizar su impacto.
Se puede complementar
con informes de aprobación de los pagos a realizar y se puede articular
con un Plan de Monitorización que permita delimitar protocolos de
comunicación, información, responsabilidades y funciones
de los agentes que intervienen en la monitorización del Proyecto.
Dentro del
ciclo de vida del proyecto, se aplican técnicas específicas
a cada una de sus etapas:
a. Análisis
inicial y análisis técnico del proyecto
La monitorización
de proyecto "project monitoring" en el análisis inicial incluye
el análisis técnico del proyecto, análisis de normativa
técnica y urbanísticas, así como análisis de
costes de construcción y análisis de plazos de proyecto y
construcción.
Revisión
del proyecto Análisis Técnico y de cumplimiento de normativa;
Análisis crítico de los costes de construcción; Análisis
y evaluación de plazos y calendario de construcción.
b. Monitorización
de la fase de construcción
Revisión
crítica y evaluación de:
- Calendarios
del proyecto, tanto para diseño como para ejecución.
- Presupuestos
de ejecución (originales y los revisados al precio del constructor)
- Documentos
de ejecución: Proyectos de ejecución, especificaciones técnicas,
contratos de construcción órdenes de compra, modificados,
facturaciones de contratistas y subcontratistas.
Inspección
visual y evaluación de la calidad y grado de ejecución de
los trabajos.
Elaboración
de informes alertando de problemas o desviaciones de tipo técnico
o presupuestario.
c. Monitorización
de la entrega de la obra.
¿CUÁLES
SON LOS TRES ROLES DEL GERENTE DE PROYECTO DURANTE LA FASE DE MONITOREO
Y CONTROL DEL PROYECTO?
El gerente
del proyecto es responsable de cumplir con la línea base de medición
del desempeño. La línea base de medición de desempeño
incluye objetivos de presupuesto, cronograma y calidad, etc. del proyecto.
Y cumplir con estos objetivos está bajo la responsabilidad principal
del gerente del proyecto.
El gerente
del proyecto gestiona el equipo del proyecto y las partes interesadas para
cumplir con estos objetivos al final del proyecto.
El gerente
del proyecto toma medidas para corregir cualquier variación. Si
hay algún problema que esté causando el cumplimiento de los
objetivos del proyecto, estas variaciones deben corregirse.
• Por ejemplo,
si se excede el presupuesto total, se debe verificar cómo encontrar
fondos adicionales para el proyecto.
Cualquier desviación
del plan debe compensarse en lugar de solicitar un cambio en el proyecto
para acomodarlos. Si hay una desviación, antes de cambiar los objetivos
del proyecto, se debe analizar si esta desviación puede ser manejada
por soluciones alternativas.
Solicitar cambios,
solicitar fondos, una extensión del cronograma, etc. deben ser las
últimas opciones para acomodar las desviaciones en un proyecto.
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