El objetivo del presente documento es proporcionar orientaciones a los funcionarios que participan en la gestión de los Fondos Estructurales y de Inversión Europeos (Fondos EIE) para ayudarlos a evitar errores frecuentes y a adoptar las mejores prácticas a la hora de llevar a cabo los procedimientos de contratación pública. Aunque no proporciona una interpretación jurídica de las directivas de la UE, constituye un instrumento útil porque recorre los ámbitos en que se producen errores con mayor frecuencia, dando consejos prácticos sobre cómo evitarlos y cómo tratar cada situación. Este documento también enumera una serie de buenas prácticas, ejemplos reales, explicaciones sobre temas específicos, estudios de casos y plantillas. Por último, su presentación, que incluye alertas y elementos interactivos con enlaces a los textos legislativos pertinentes y otros documentos útiles, tiene por objeto facilitar la utilización del manual.

Esta Guía práctica forma parte de la actuación prioritaria de la Comisión para ayudar a los Estados miembros a reforzar su capacidad administrativa en el sentido de mejorar la manera de invertir y gestionar los fondos de la UE. Es fruto de los esfuerzos conjuntos de los servicios de la Comisión, en consulta con el Banco Europeo de Inversiones. Queremos dar las gracias a todas las personas que han participado en su preparación. 

Un error frecuente, que podría evitarse analizando previamente el mercado, es dar por hecho que este puede responder a una licitación si no se le ha consultado previamente. Sin embargo, no todas las licitaciones son posibles; unas veces porque ningún operador económico presentó una oferta o porque ninguna de las ofertas era aceptable; otras, porque sencillamente el mercado no es capaz de ofrecer las obras, los suministros o los servicios necesarios. Si esto sucede, hay que reiniciar el proceso de contratación pública y reconsiderar los objetivos, el alcance y las condiciones técnicas y económicas del contrato.

Ignorar la necesidad de que participen partes interesadas, tanto internas como externas, repercute negativamente en el éxito del contrato, y a veces entraña costes adicionales para rectificar omisiones o errores. Vale la pena, por tanto, que los poderes adjudicadores inviertan en experiencia técnica externa en el momento de preparar la contratación.

Los conflictos de intereses no declarados pueden poner en duda la imparcialidad del proceso de contratación; por tanto, hay conocer en qué casos se producen. Por ejemplo, si el máximo responsable de un poder adjudicador se va una semana de vacaciones con un director ejecutivo de una empresa que participa en un procedimiento de licitación lanzado por dicho poder adjudicador, estamos ante un conflicto de intereses.

Con frecuencia los poderes adjudicadores hacen uso injustificado del procedimiento negociado sin publicidad, al que solo se puede recurrir en circunstancias muy concretas y con carácter excepcional. Por ello, es importante que antes de utilizar este procedimiento se verifique con atención la lista de requisitos clave y se busque asesoramiento en caso de duda.

Por último, es extremadamente importante indicar un plazo límite claro en el anuncio de licitación y en los pliegos de la contratación para evitar que un posible licitador quede descalificado del proceso. Por ello, los poderes adjudicadores deben indicar la fecha completa y la hora exacta, así como la fecha del sello postal que se considera válida.

FALLOS COMUNES

Confundir conceptos. 

Hay tres conceptos que provocan confusión tanto a poderes adjudicadores como a operadores económicos: motivos de exclusión, criterios de selección y criterios de adjudicación. Es fácil diferenciarlos si conocemos que las tres preguntas a las que deben dar respuesta son ¿quién debe ser excluido del procedimiento de contratación?, ¿quién puede ejecutar el contrato? y ¿quién presenta una propuesta que ofrezca los resultados esperados de la mejor forma posible?

Cambio de criterios. 

Tras la publicación de los pliegos de la contratación, solo se aceptan cambios menores de los principales criterios de selección, como los cambios en la redacción o la dirección en la que debe presentarse la solicitud. Se consideran cambios importantes los referidos a detalles financieros, el número de referencias o la cobertura de seguro exigida, etc.

Fecha y hora. 

Si los licitadores deben entregar una copia impresa y esta se puede enviar por correo, debe indicarse si la fecha del sello postal se considera válida o si la copia impresa debe llegar a la sede del poder adjudicador antes del plazo fijado.